Które dokumenty kierowcy można przechowywać w aktach pracowniczych tylko w formie kopii

Kandydat na pracownika, jak również osoba formalnie zatrudniona, mająca już status pracownika, muszą spełniać określone wymagania pod względem uprawnień i kwalifikacji koniecznych do wykonywania pracy na określonym stanowisku pracy. Fakt posiadania stosownych kwalifikacji i uprawnień potwierdzonych właściwymi dokumentami nie jest prywatną sprawą kandydata na pracownika, jak również osoby już formalnie zatrudnionej.

Pracodawca ma prawo zażądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy. Jest to naturalne, ponieważ pracodawca musi mieć pewność, że zatrudnia właściwą osobę. W przypadku kierowców kluczowymi dokumentami są:

• prawo jazdy,
• karta kierowcy,
• paszport – w przypadku kierowców odbywających podróże poza granice kraju do niektórych państw.

Pracownik oświadczając, że posiada wymienione dokumenty, powinien je okazać w formie dokumentów oryginalnych na żądanie pracodawcy.

Obowiązkiem każdego pracodawcy jest prowadzenie akt osobowych dla każdego pracownika. Obowiązek ten nie dotyczy zatem pracodawcy, jeżeli zatrudnia osobę na podstawie umów cywilnoprawnych, jak również podmiotu niebędącego pracodawcą. Akta osobowe stanowią zbiory odpowiednio pogrupowanych dokumentów w ramach 3 części – A, B i C. W część A dokumentacji zgromadzone są dokumenty, które miały związek z fazą ubiegania się o pracę przez kandydata na pracownika. Część B to zbiór dokumentów dotyczących nawiązania stosunku pracy oraz jego trwania (przebiegu zatrudnienia). W części C znajdują się dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy.

Z punktu widzenia dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe najważniejsza jest teczka A akt osobowych. Przechowuje się w niej między innymi dokumentację potwierdzającą kwalifikacje zawodowe do wykonywania pracy na danym stanowisku. Chodzi tu o dokumenty potwierdzające kwalifikacje, jakimi legitymuje się kandydat na pracownika, a nie tych, które stanowią potwierdzenie uzyskanych kwalifikacji w trakcie zatrudnienia. Z punktu widzenia rozbieżności w zakresie przechowywania dokumentów potwierdzających uprawnienia pracownika oryginały czy kopie, rozstrzygający jest przepis § 1 ust. 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Zgodnie z jego brzmieniem, pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów.

Brak możliwości przechowywania w aktach osobowych dokumentów takich jak prawo jazdy, karta kierowcy czy paszport wynika nie tylko z wyżej wskazanej regulacji rozporządzenia. Są one bowiem dokumentami, które kierowca powinien mieć przy sobie, wykonując zadania służbowe wynikające ze specyfiki stanowiska pracy. Wyklucza to przechowywanie wskazanych dokumentów w aktach osobowych – za wyjątkiem ich kopii.

Zakaz przechowywania w aktach osobowych oryginałów dokumentów potwierdzających uprawnienia czy kwalifikacje zawodowe odnosi się do dokumentów pracowników zatrudnionych na każdym stanowisku pracy. Rozporządzenie nie przewiduje bowiem wyłączeń w tym zakresie, np. w stosunku do kierowców. Należy zatem uznać, że zasada nieprzechowywania w części A akt osobowych oryginałów dokumentów potwierdzających kwalifikacje dotyczy zarówno kierowców, jak również osób korzystających z samochodów służbowych i mechaników.