Gdy kierowca prowadzi pojazd wyposażony w tachograf analogowy, musi okazać do kontroli wykresówki z bieżącego dnia i poprzednich 28 dni. W przypadku tachografu cyfrowego powinien okazać kartę z zarejestrowanymi danymi z tego okresu. Przepis wymaga udokumentowania aktywności kierowcy z okresu 28 dni wstecz, a nie aktywności pojazdu z tego okresu. Zaświadczenie o nieprowadzeniu pojazdu ma na celu udokumentowanie i uzasadnienie braku wykresówek z któregokolwiek okresu w ciągu ostatnich 28 dni. Wykresówek tych nie należy zostawiać w innym pojeździe w przypadku jego zmiany, lecz mieć je zawsze przy sobie w trakcie wykonywania przewozu drogowego.
Kierowcy stosują wykresówki lub karty kierowcy w każdym dniu, w którym prowadzą pojazd, począwszy od momentu, w którym go przejmują. W dniach, kiedy nie prowadzą nie mają obowiązku rejestrowania swojej pracy na wykresówkach i za te okresy powinni posiadać zaświadczenie o nieprowadzeniu pojazdu. Kiedy kierowca prowadzi drugi pojazd i posiada zapisy tachografu z okresu jego prowadzenia, nie trzeba mu wystawiać żadnego zaświadczenia. Musi je mieć przy sobie jedynie za te okresy, gdy nie prowadzi żadnego z samochodów.