Podmiot wykonujący przewóz jest zobowiązany do przechowywania wykresówek przez co najmniej 12 miesięcy. Wymóg ten nie obejmuje wykresówek z 28 dni wstecz, ponieważ te dokumenty musi mieć przy sobie kierowca na wypadek kontroli drogowej.Przedsiębiorca musi należycie zabezpieczyć dokumenty przed kradzieżą, zniszczeniem, dostępem osób niepowołanych oraz przed zgubieniem. Kierowca jest także za to odpowiedzialny w przypadku wykresówek z ostatnich 28 dni.
Kara za brak wykresówek grozi kierowcy w przypadku kontroli drogowej. Dostanie mandat w wysokości 500 zł. Za wyposażenie kierowcy w wymagane dokumenty odpowiada także zarządzający transportem. Może zostać pociągnięty do odpowiedzialności za niewyposażenie kierującego w wykresówki (za każdą grozi mu 500 zł kary). Jest jednak szansa, że oświadczenie kierowcy o zagubieniu tych dokumentów zwolni zarządzającego od odpowiedzialności. Przedsiębiorca, jeśli nie jest zarządzającym, nie odpowiada za wyposażenie kierowcy w dokumenty i nie dostanie kary podczas kontroli drogowej.