Kierowcy stosują wykresówki lub karty kierowcy zawsze, kiedy prowadzą pojazd, już od momentu, w którym go przejmują. W dniach, kiedy nie jeżdżą, nie mają obowiązku rejestrowania swojej pracy. Kierowca, który prowadzi pojazd wyposażony w tachograf analogowy, musi okazać do kontroli wykresówki za bieżący dzień i z poprzednich 28 dni. Jeśli korzysta z tachografu cyfrowego, powinien przedstawić kartę z zarejestrowanymi danymi obejmującymi taki sam okres.
Za dni, za które nie ma zapisów, wystawia się zaświadczenie o nieprowadzeniu pojazdu. Wypisuje się je, w przypadku gdy kierowca:
- był na zwolnieniu lekarskim,
- przebywał na urlopie wypoczynkowym,
- miał czas wolny od pracy,
- prowadził pojazd wyłączony z zakresu stosowania rozporządzenia nr 561/2006 lub umowy AETR,
- wykonywał inną pracę niż prowadzenie pojazdu,
- pozostawał w gotowości.
Kierowcy nie muszą posiadać przy sobie dokumentów uzasadniających różnice w przebiegu pojazdu. Nie ma żadnych przeszkód, aby pojazd używany był przez kilku kierowców, nawet przez całą dobę. Właściciel auta może użyczać go, komu chce odpłatnie lub nieodpłatnie.