Elektroniczna korespondencja firm z urzędami możliwa dzięki EPUAP

Obowiązują przepisy, które ułatwią przedsiębiorcom realizację spraw administracyjnych oraz komunikację z urzędami.

W przypadku korespondencji drogą elektroniczną obowiązuje zasada dwóch zawiadomień (awiz) tak jak w korespondencji papierowej. Jeśli firma wybierze ten sposób komunikacji, to dostanie zawiadomienie, że odpowiedź czeka w elektronicznej skrzynce podawczej (ESP) urzędu. Jeżeli jej nie odbierze, znów otrzyma elektroniczne zawiadomienie. Odpowiedź nie będzie już wysyłana pocztą.

Po upływie 14 dni od wysłania pierwszego zawiadomienia przesyłka będzie uznana za doręczoną. Jednak firma będzie mogła się z nią zapoznać nawet po tym terminie. W przypadku papierowej korespondencji awizowanej przez pocztę nie było takiej możliwości.

W większości przypadków korespondencja elektroniczna nie oznacza komunikowania się e-mailem, tylko składanie pism za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej urzędu. Korespondencja do urzędu powinna być uwierzytelniona, a więc tożsamość piszącego musi być potwierdzona za pomocą podpisu potwierdzonego zaufanym profilem albo bezpiecznym podpisem elektronicznym kwalifikowanym certyfikatem. Firma składająca pismo musi otrzymać dowód, że dokument dotarł do urzędu.

Aby przedsiębiorca mógł e-komunikować się z urzędem, musi najpierw założyć skrzynkę na Elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (ePUAP). Może to zrobić, zakładając konto na stronie internetowej epuap.gov.pl, a następnie zaufany profil ePUAP, który działa jak login i hasło w banku. Profil trzeba potwierdzić w urzędzie.

Firma otrzyma zawiadomienie o czekającej e-korespondencji w swojej skrzynce. Jeśli obawia się, że je przeoczy, może dodatkowo ustawić sobie powiadomienie na maila. Firma, po potwierdzeniu, że otrzymała pismo, będzie mogła się z nim zapoznać. Jednocześnie urząd dostanie sygnał, że korespondencja została doręczona i można dalej prowadzić sprawę.

Aby ułatwić potwierdzanie profili, nowe przepisy rozszerzają sieć miejsc, gdzie będzie można to zrobić. Usługę tę będą udostępniać także m.in. placówki Poczty Polskiej i banki.