Karty ewidencji nieobecności kierowców

Pracodawca musi zdecydować, w jakiej formie będzie ewidencjonował czas pracy kierowcy. Najłatwiej wykorzystać do tego wykresówki lub dane z karty kierowcy i tachografu cyfrowego. Jednak wydłuża to o 2 lata czas, w którym należy przechowywać taką dokumentację.

Jeśli kierowcy jeżdżą samochodem niewyposażonym w tachograf lub z innych powodów wypełniają karty pracy kierowcy, mogą one być ich ewidencją czasu pracy. Pracodawca może również prowadzić dla kierowców ewidencję w formie rejestrów opracowanych na podstawie wymienionych dokumentów źródłowych, przekształcając je w klasyczną kartę ewidencji. Ma to szczególne znaczenie w przypadku kierowców mających indywidualny czas pracy oraz otrzymujących ryczałty za pracę w nadgodzinach lub porze nocnej, gdyż w ramach takiej uproszczonej ewidencji pracodawca nie musi rejestrować godzin pracy.

Oznacza to, że karta ewidencji takiego kierowcy może ograniczać się do wskazania dni pracy oraz rodzajów dni wolnych. To czyni ją bezużyteczną dla inspektorów ITD i PIP, ponieważ na podstawie takich dokumentów nie da się określić faktycznego czasu pracy, a tym bardziej czasu prowadzenia pojazdu, wykorzystania obowiązkowych przerw i odpoczynków.

Niezależnie od wybranej formy ewidencjonowania czasu pracy należy prowadzić dla każdego kierowcy indywidualną kartę ewidencji nieobecności w pracy. Trzeba tam rejestrować wszystkie jego nieobecności z podziałem na ich rodzaj i wymiar. Należy przyjąć, że ewidencja nieobecności w pracy powinna zawierać te same dane, co wystawiane zaświadczenia o nieprowadzeniu pojazdu.

Zatem by uniknąć grzywny za nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej, pracodawca powinien także prowadzić dla kierowców imienne karty ewidencji nieobecności w pracy, w których wskaże nie tylko ich rodzaje, ale i wymiar. Te zapisy powinny odpowiadać zaświadczeniom o nieprowadzeniu pojazdu. Poza typowymi nieobecnościami w pracy powinny one obejmować również dni wolne z 5-dniowego tygodnia pracy, niedziele, święta itp.