Weryfikacja dokumentów rozliczeniowych (w drugim etapie wdrażania zmian i modyfikacji w programie Płatnik) wykazuje błędy m.in. w sytuacji, gdy za ubezpieczonego sporządzono imienny raport miesięczny z kodem tytułu ubezpieczenia, z którym za tego ubezpieczonego brak jest aktywnego zgłoszenia do ubezpieczeń.
Podczas weryfikacji sporządzonego raportu pojawi się informacja o błędzie krytycznym oznaczonym numerem 69002701 o następującej treści: „Dla ubezpieczonego brak zgłoszenia z podanym kodem tytułu”. Pojawi się także dodatkowy opis: „W danych ZUS dla ubezpieczonego nie istnieje zgłoszenie z podanym kodem tytułu ubezpieczenia. Przed przekazaniem do ZUS dokumentu rozliczeniowego należy przekazać zgłoszenie do ubezpieczeń”.
Płatnicy, którzy pobierają dane z ZUS (drugi etap), potrzebują wskazówek, co należy zrobić w przypadku pojawienia się określonego błędu. Z kolei płatnicy, którzy nie pobierają jeszcze danych z ZUS (pierwszy etap), zapoznają się z problemami, jakie mogą wystąpić po przystąpieniu ich do pracy w ramach drugiego etapu. Dzięki temu dowiedzą się, jak ważne jest uporządkowanie danych swoich ubezpieczonych, m.in. dotyczących okresów podlegania.
Powodów wystąpienia błędu jest kilka. Może pojawić się on m.in. w sytuacjach, gdy:
1) za ubezpieczonego sporządzono imienny raport miesięczny z kodem tytułu ubezpieczenia, z którym dana osoba nie została zgłoszona do ubezpieczeń (nie dotyczy to jednak osób pobierających zasiłek macierzyński i przebywających na urlopie wychowawczym);
2) za ubezpieczonego sporządzono imienny raport miesięczny z innym kodem tytułu ubezpieczenia niż kod, z którym zgłoszono go do ubezpieczeń; np. występuje różnica w kodzie tytułu ubezpieczenia na piątym bądź szóstym znaku;
3) za ubezpieczonego sporządzono imienny raport miesięczny z kodem tytułu ubezpieczenia, z którym już go wyrejestrowano.
W sytuacji gdy płatnik sporządził za ubezpieczonego imienny raport miesięczny i weryfikacja raportu wykazuje błąd krytyczny 69002701 o treści: „Dla ubezpieczonego brak zgłoszenia z podanym kodem tytułu”, należy ustalić przyczynę wystąpienia błędu. Sprawdzić to można, analizując dane w kartotece ubezpieczonego w zakładce „Zgłoszenia do ubezpieczeń”. W kartotece – która musi posiadać status „Potwierdzona w ZUS” – sprawdzamy, czy ubezpieczony jest zgłoszony z takim samym kodem tytułu ubezpieczenia, z jakim sporządzono za niego raport, czy może przekazano za niego do ZUS wyrejestrowanie z ubezpieczeń.
Należy podkreślić, że kartoteka ubezpieczonego, która posiada status „Potwierdzona w ZUS”, zawiera dane, które są odzwierciedleniem danych zapisanych na koncie ubezpieczonego w ZUS.
