Brak dostępu do archiwum dokumentacji płacowej obniża emeryturę

Piętrzące się skargi obywateli nie pozostawiają złudzeń, że coś nie działa prawidłowo w procedurze udostępniania dokumentów z Archiwów Państwowych. To właśnie tam trafia dokumentacja płacowa i kadrowa ze zlikwidowanych bądź też przekształconych zakładów pracy. Wniosek o udostępnienie dokumentacji jest rozpatrywany ponad dwa lata. Natomiast Zakład Ubezpieczeń Społecznych w przypadku nieprzedstawienia dokumentacji przyjmuje za podstawę wymiaru składek, kwotę minimalnego wynagrodzenia. W konsekwencji emeryci dostają o wiele niższe świadczenie niż powinni. 

Ważne: Pracownicy zlikwidowanych bądź przekształconych zakładów są zobowiązani przedłożyć do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych dokumentację płacową. Na tej podstawie ZUS ustala przysługujące im świadczenie. Bez tych dokumentów uznaje, że odprowadzana składka była wpłacana od minimalnego wynagrodzenia. 

Obowiązek pracowników to jedno - możliwości to już zupełnie inna historia, ponieważ na rozpatrzenie wniosku o udostępnienie dokumentacji płacowej czeka się latami. Dosłownie. Archiwum Państwowe w Gdańsku słynie z tego, że wnioski byłych pracowników nie są priorytetem. Jeden z takich wniosków czeka na rozpatrzenie już ponad dwa lata. Łącznie wniosków złożono 156. 

Poznaj nasze szkolenia: Zwalnianie pracowników - dokumentacja 

Archiwum składa wyjaśnienia, w których informuje, że przyczyną tak długiego terminu oczekiwania jest konieczność konserwacji dokumentacji. Wcześniej dokumenty archiwizowane prywatna firma, która nie dołożyła należytej staranności i dokumentacja jest w złym stanie. Przez to teraz wymaga wielu prac, a czynności takie trwają nawet kilkanaście miesięcy. 

Po drugiej stronie konserwacji stoją jednak byli pracownicy, którzy nie otrzymują świadczenia w odpowiedniej wysokości tylko dlatego, że nie są w stanie zrealizować swojego obowiązku dostarczenia odpowiedniej dokumentacji do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Problem niestety nie jest odosobniony. RPO zaznacza, że obywatel ma prawo oczekiwać od organów władzy publicznej należytej staranności w zabezpieczeniu dokumentacji. Na problemy związane z przechowywaniem i udostępnianiem dokumentacji osobowej i płacowej zwracała także uwagę Najwyższy Izba Kontroli. Już w 2017 ro stwierdziła, że system emerytalno-rentowy nie gwarantuje wszystkim obywatelom możliwości dotarcia do ich dokumentacji sprzed 1999 r. Z tego powodu nie mogą skorzystać z przysługujących im uprawnień do świadczeń emerytalnych. 

Trzeba także wziąć pod uwagę, że dotyczy to osób, które są już w podeszłym wieku i same nie są w stanie poradzić sobie z załatwianiem spraw formalnych, takich jak walka o odpowiednią dokumentację. 

Ważne: Artykuł 51 ust. 3 Konstytucji gwarantuje każdemu obywatelowi dostęp do dokumentów urzędowych i zbiorów danych, które go dotyczą. W przypadku braku możliwości otrzymania takich dokumentów, obywatele są pozbawieni swojego konstytucyjnego prawa. 

Poznaj nasze szkolenia: Akta osobowe i dokumentacja pracownicza 

Sprostowanie informacji
W związku z wyjaśnieniami przekazanymi nam przez Archiwum Państwowe w Gdańsku, przedstawiamy sprostowanie informacji opublikowanych w artykule "Brak dostępu do archiwum dokumentacji płacowej obniża emeryturę".
W artykule opublikowanym 5 października napisaliśmy na podstawie informacji udostępnionej w Biuletynie Informacji Publicznej Rzecznika Praw Obywatelskich, że jeden z wniosków o wydanie dokumentacji pracowniczej czeka w Archiwum Państwowym w Gdańsku na rozpatrzenie już ponad dwa lata. Zgodnie z informacją przesłaną przez Archiwum Państwowe w Gdańsku, nie jest to prawdą. Nigdy żaden wniosek nie był realizowany w takim terminie. Wnioski o wydanie dokumentacji pracowniczej są realizowane w najkrótszym możliwym czasie.
Pisaliśmy także, że przyczyną tak długiego terminu oczekiwania jest konieczność konserwacji dokumentów. Co jest nieścisłe. Główną przyczyną, dla której dokumentacja 200 zakładów pracy nie mogła zostać udostępniona niezwłocznie jest to, że w wyniku niewłaściwych warunków przechowywania przez prywatnego przechowawcę, dokumentacja znajdowała się w rozsypce i uległa wymieszaniu.

W 2022 r. w związku z przejęciem przez Archiwum Państwowe w Gdańsku w trybie interwencyjnym dokumentacji ok. 200 zakładów pracy w ilości 2 km bieżących oraz prowadzoną przebudową magazynów okres oczekiwania na dokumentację pracowniczą wydłużył się z miesiąca do 11 miesięcy. Z uwagi na niewłaściwe warunki przechowywania dokumentacji przez prywatnego przechowawcę ww. dokumentacja uległa zawilgoceniu i zakażeniu grzybami. Została także wymieszana. Na zlecenie Archiwum Państwowego w Gdańsku, dokumentacja została odkażona.
Obecnie akta są porządkowane i ewidencjonowane. Rozpoczęto także ich udostępnianie.
Z uwagi na ważny interes społeczny, w celu przyśpieszenia ww. prac Archiwum Państwowe w Gdańsku, wyasygnowało środki na dodatkowe zatrudnienie. W ciągu roku termin udostępniania akt powinien wrócić do normy i trwać nie dłużej niż jeden miesiąc.

Jednocześnie bardzo dziękujemy Archiwum Państwowemu w Gdańsku za przesłanie wyjaśnień.