Zgłoszenia do ubezpieczeń osób przebywających na urlopach wychowawczych pracodawca dokonuje, wykazując ubezpieczonego w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczeń 12 11 xx. Pracodawca musi wykazywać za osobę, której udzielił urlopu wychowawczego, składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz zdrowotne, jeżeli osoba ta spełnia warunki do podlegania tym ubezpieczeniom, a więc nie ma ustalonego prawa do emerytury lub renty oraz nie ma innych tytułów do ubezpieczeń emerytalnego, rentowych i zdrowotnego. Na ubezpieczonym (osobie przebywającej na urlopie wychowawczym) spoczywa obowiązek informowania płatnika o każdej zmianie swojej sytuacji ubezpieczeniowej.
Przykład: firma wykazuje należne składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za osobę przebywającą na urlopie wychowawczym. Za lipiec składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zostały naliczone za nią od podstawy 1.600 zł, mimo że osoba ta poinformowała nas telefonicznie, iż od 16 do 31 lipca wykonywała pracę na podstawie umowy zlecenia. W korygującym imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA za lipiec z kodem 12 11 xx płatnik powinien wykazać zmniejszoną proporcjonalnie podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Podstawa wymiaru wyniesie 774,19 zł (1.600 zł : 31 – liczba dni lipca × 15 – liczba dni podlegania ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym). Składka na ubezpieczenie zdrowotne powinna być naliczona od 520 zł. Pracodawca powinien także przekazać w trybie korekty imienny raport miesięczny ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 11 xx, gdzie czas od 16 do 31 lipca 2013 r. wykaże jako okres przerwy w opłacaniu składek z tytułu urlopu wychowawczego, wpisując kod przerwy – 350, oraz deklarację rozliczeniową ZUS DRA.
