Kartę wypadku sporządza się w 3 egzemplarzach:
pierwszy egzemplarz otrzymuje poszkodowany lub uprawniony członek rodziny,
drugi egzemplarz pozostaje u podmiotu ustalającego okoliczności i przyczyny wypadku,
trzeci egzemplarz zleceniodawca (sporządzający kartę wypadku) przekazuje do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, jeżeli zdarzenie zostało uznane za wypadek przy pracy.
Wypadek powinien być wpisany do rejestru wypadków zleceniodawcy (sposób uregulowania tej kwestii nie jest jednoznaczny).