Efektywny outsourcing prowadzenia ksiąg rachunkowych

Kategoria: Finanse w firmie
Data: 20-05-2014 r.

Efektywność to pojęcie stosowane w ekonomii. Dotyczy ono zależności między poniesionymi nakładami, a otrzymanymi efektami. Czy outsourcing prowadzenia ksiąg rachunkowych może być procesem efektywnym? Jak dokonać pomiaru tego zagadnienia?

Odpowiednio dobrana usługa księgowa czy płacowa zabezpiecza trzy podstawowe cele klienta: koszty, bezpieczeństwo rachunkowe i podatkowe, zapewniając przy tym odpowiednią jakość.

Ta sama usługa powinna także pokryć poniesione przez wykonawcę koszty i dać oczekiwaną na rynku marżę. Warto przeanalizować pomiar efektywności z dwóch punktów widzenia:

  1. zabezpieczenia podstawowych celów klienta
  2. realizacji celów wykonawcy.

Zabezpieczenia podstawowych celów klienta

1. Koszty obsługi księgowej

Koszty obsługi powinny być jak najniższe. Oprócz porównywania ich do ofert innych wykonawców w branży, można analizować poziom ceny za usługę, strukturę ceny i jej rozłożenie w czasie.

Do tego celu służy analiza wskaźnikowa i weryfikacja kosztów obsługi księgowej poprzez:

  1. analizę udziału kosztów obsługi księgowej do ogółu kosztów operacyjnych. Wartość malejąca wskaźnika oznacza trend pozytywny, wskazujący na coraz mniejszy udział kosztów obsługi księgowości w kosztach operacyjnych ogółem jednostki lub całej grupy,
  2. analizę wartości wynagrodzenia za usługi księgowe w stosunku do przychodów ze sprzedaży. Wartość malejąca wskaźnika oznacza trend pozytywny wskazujący na coraz mniejsze nakłady księgowe konieczne do obsłużenia 1 zł wygenerowanych przychodów ze sprzedaży w jednostce lub grupie,
  3. analizę ceny usługi księgowej w stosunku do posiadanej liczby dokumentów księgowych. Wartość malejąca wskaźnika wskazuje na coraz mniejszy nakład ponoszony na przetworzenie jednego dokumentu księgowego. Wskaźnik ten może odzwierciedlać również sprawność administracji przedsiębiorstwa w dokumentowaniu operacji gospodarczych,
  4. analizę liczby dokumentów księgowych w stosunku do liczby osób zaangażowanych w realizację usługi księgowej. Rosnąca wartość wskaźnika oznacza pozytywną tendencję wskazującą na coraz większą liczbę dokumentów przypadającą na danego pracownika zaangażowanego w wykonanie usługi.

Przedstawione wskaźniki są proste i czytelne w konstrukcji, jednak stosowane samodzielnie stanowią mało atrakcyjne narzędzie, ze względu na słabą wartość poznawczą przyczyn i źródeł uzyskanego wzrostu efektywności. Nie mają zbyt wysokiej wartości informacyjnej, powinny więc być analizowane w korelacji ze sobą i na tle innych podmiotów z branży. Podczas analizy ważne są również składowe ceny, tj. kwoty ryczałtowe, jednorazowe opłaty lub składniki dodatkowe.

2. Ryzyko klienta związane z usługą

Podstawowe obszary ryzyka to przede wszystkim ryzyko: błędu, podatkowe, absencji personelu outsourcera itp. Badanie ryzyka można przeprowadzić za pomocą macierzy, która opierać się będzie na analizie prawdopodobieństwa wystąpienia danego zagrożenia oraz wpływu na realizację świadczonej usługi. Macierz należałoby skorygować o tzw. zabezpieczenia stosowane wobec klientów w umowach, jak: polisa ubezpieczeniowa wykonawcy, system kar umownych wynikających z umowy, procedury pracy outsourcera i klienta oraz etap weryfikacji.

3. Jakość usługi

Współcześnie większość ekspertów definiuje jakość jako spełnienie lub przekroczenie wymagań klienta, możemy więc, upraszczając, zdefiniować ją jako np.: zadowolenie klienta z terminowości, sprawnego obiegu informacji rachunkowej, wyników kontroli i poprawności ksiąg oraz sposobu obsługi. Jest to jeden z najtrudniej mierzalnych aspektów efektywności. Można go analizować np. na podstawie wyników ankiety satysfakcji klienta. Dodatkowo ankietę wzmocniłoby zebranie danych obiektywnych na temat wszelkich bezwynikowych kontroli skarbowych czy opinii audytorów.

Realizacja celów wykonawcy

1. Minimalizacja nadkompetencji podczas realizacji usługi

Ważna jest analiza struktury czasu poświęcanego na obsługę danego klienta przez pryzmat poszczególnych kompetencji. Im większa część prac wykonywana jest przez pracowników o niższych kompetencjach, tym wyższa efektywność kosztowa realizacji usługi. Przyjmując założenie o redukcji kompetencji, należy pamiętać jednak o zachowaniu założonego poziomu jakości świadczonej usługi i o bezpieczeństwie. Dobór kompetencji trzeba analizować w korelacji z ankietą satysfakcji klienta oraz z uwzględnieniem obszarów ryzyka podatkowego i organizacyjnego.

2. Szybkość realizacji usługi

Znając średni czas potrzebny do poprawnego ujęcia w księgach danego dokumentu, można analizować usługę dla konkretnej firmy, szukając racjonalnych i nieracjonalnych przyczyn tych odchyleń. Służy to głównie diagnozowaniu nieefektywności w obszarach księgowania, gdy występują różnice między oczekiwaną a rzeczywistą wartością czasu przeznaczonego na realizację usługi.

3. Pracochłonność realizacji usługi

Przydatna jest również analiza czasu pracy przeznaczanego na dany zakres obowiązków w stosunku do czasu pracy ogółem, przeznaczonego na danego klienta. Biorąc pod uwagę prostą zasadę Pareto 2/80, można wyciągnąć wnioski, że 20% z niezgodności powoduje do 80% problemów w księgach, dlatego też należy skupić uwagę na analizowaniu i monitorowaniu obszarów najbardziej pracochłonnych i w nich szukać możliwych źródeł oszczędności lub też ewentualnych zagrożeń.

Analizując czas pracy, można lokalizować także czynności powtórnie wykonywane, czyli jedną z podstawowych przyczyn niskiej efektywności procesu księgowego. Poprawki mogą być spowodowane zarówno błędami wykonawcy, jak i brakami lub niezgodnościami po stronie klienta.

Efektywność jest podstawą dobrego outsourcingu, którego koncepcja biznesowa powstała już w 1923 r., kiedy to Henry Ford stwierdził, że: „jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my”.

Agnieszka Chalińska, Accounting Partner Outsourcing Rachunkowości Grant Thornton

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

Jak zatrzeć ślady po przeglądaniu Internetu?

pobierz

Biznesplan

pobierz

Wzór Polityki Bezpieczeństwa w ochronie danych osobowych

pobierz

Konfiguracja bezpieczeństwa. Windows 10

pobierz

Polecane artykuły

Polecamy kancelarię:

Array ( [docId] => 35503 )
Array ( [docId] => 35503 )

Array ( [docId] => 35503 )