Kontrola doraźna w siedzibie beneficjenta projektu unijnego

Kontrola doraźna jest niezapowiedziana. Nie jest ona wpisana do tzw. rocznego planu kontroli danego programu operacyjnego. Z kolei kontrole planowe są prowadzone wyłącznie na podstawie rocznych planów kontroli instytucji odpowiedzialnych za ich przeprowadzanie.

Kontroli doraźnej można się spodziewać, jeśli w projekcie wykryto nieprawidłowości, uchybienia lub nieścisłości w jego realizacji. Jest ona możliwa również na podstawie otrzymanej z innych źródeł skargi. Ważną przesłanką do przeprowadzenia kontroli doraźnej mogą być również zgłaszane poprawki czy zmiany w projekcie.

Kontrola doraźna jest prowadzona w miejscu realizacji projektu oraz w siedzibie firmy. Obejmować może ona bezpośrednie uczestnictwo kontrolerów w działaniach projektowych (np. szkoleniu lub konferencji) lub wizytację miejsca realizacji projektu (np. plac budowy).

Kontrola w miejscu realizacji projektu obejmuje sprawdzenie zgodności dotychczasowych oraz aktualnie wykonywanych działań projektowych z dokumentacją projektową – głównie z umową o dofinansowanie.

Kontrola taka sprawdza konkretne działania projektowe pod względem ich zgodności z harmonogramem projektu, zakresem tematycznym (np. w przypadku kontroli planowanego w projekcie szkolenia), liczby uczestników (w porównaniu z danymi z wniosku o dofinansowanie), stanem zaawansowania prac (np. w przypadku działań budowlanych). Kontrola taka sprawdza również, czy sposób oznaczenia miejsca realizacji projektu jest prawidłowy.

Kontrola doraźna w siedzibie firmy dotyczy przede wszystkim sprawdzenia dokumentacji projektowej i jej zgodności z przyjętymi założeniami we wniosku o dotację oraz z podpisaną umową o dofinansowanie. W tym przypadku kontrolerzy oczekują bezpośredniego dostępu do dokumentacji projektu.

Sprawdzane są m.in.:

• rozliczenia finansowe,
• dokumentacja dotycząca personelu projektu,
• udzielanie procesu zamówień publicznych, jeśli firma jest zobowiązana do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych,
• prawidłowości zakupu dostaw i usług pod kątem racjonalności wydatków, jeśli beneficjent nie jest zobligowany do stosowania Prawa zamówień publicznych,
• prawidłowości udzielenia dotacji o charakterze pomocy de minimis, jeśli firma taką otrzymała,
• czy dotacja stanowi pomoc publiczną, czy też nie,
• wypełnienie obowiązków z zakresu promocji i informacji projektu.