Czasem zdarza się również, że instytucja odpowiedzialna za projekt wysyła ankietę do wypełnienia i na jej podstawie wybiera podmioty do kontroli. Instytucje unijne uznają warunek trwałości projektu za spełniony wówczas, gdy projekt podczas całego okresu po jego zakończeniu nie zostanie poddany zasadniczym modyfikacjom. Chodzi o takie zmiany, które:
- mają wpływ na jego charakter lub warunki jego realizacji lub powodują uzyskanie nieuzasadnionej korzyści przez firmę lub podmiot publiczny;
- wynikają ze zmiany charakteru własności elementu infrastruktury albo z zaprzestania działalności produkcyjnej.
Znacząca modyfikacja oznacza jednoczesne spełnienie co najmniej jednego z warunków wymienionych w pkt 1 i co najmniej jednego z warunków wymienionych w pkt 2. Dodatkowo pomiędzy tymi warunkami musi zachodzić związek przyczynowo-skutkowy (np. pkt 2 to przyczyna, a pkt 1 – skutek).
Przez trwałość projektu można rozumieć utrzymywanie się bez znaczących modyfikacji przez pewien minimalny okres stopień założonych przez konkretny projekt wskaźników. Ich poziom określa się już we wniosku o dofinansowanie, a w umowie o dotację beneficjent deklaruje również gotowość do utrzymania na założonym poziomie wskaźników projektu przez pewien okres po ostatecznym (zapisanym w umowie o dofinansowanie) zakończeniu realizacji projektu. W przypadku dużych przedsiębiorstw minimalny okres wynosi 5 lat, a dla małych i średnich firm – 3 lata.
We wniosku należy także określić tryb zapewnienia finansowania, zarządzania i utrzymania powstałych w wyniku projektu produktów po zakończeniu realizacji projektu.
Zwykle rozpatrywane są trzy poziomy trwałości projektu, czyli na poziomie produktu, rezultatu i oddziaływania. Ta pierwsza oznacza, że przez 5 lub 3 lata trzeba posiadać i utrzymać wytworzone podczas realizacji projektu produkty. Najlepiej obrazują to projekty inwestycyjne. Wówczas produktami są rzeczy materialne, takie jak: maszyny lub np. oczyszczalnia ścieków.
Trwałość na poziomie rezultatu to utrzymywanie na odpowiednim poziomie efektów funkcjonowania, wynikających z pojawienia się produktów. Najtrudniej zbadać i zaobserwować trwałość projektu na poziomie jego oddziaływania na otoczenie, ponieważ wskaźniki w nim zawarte nie będą dotyczyć warunków wytworzonych jedynie przez dany projekt unijny.
