Ograniczenie wpisywania danych w Excelu

Excel oferuje funkcję, która pozwala ograniczyć rodzaj wpisywanych danych do poszczególnych komórek. Dzięki temu zmuszamy użytkownika arkusza do wprowadzania informacji w określonym porządku, którego zachowanie gwarantuje nam prawidłowe działania formuł. Możliwe jest także zezwolenie na wpisywanie wszelkich danych, ale wypisywanie – w przypadku danych nieprawidłowych – ostrzeżenia. Można wreszcie umieścić instrukcję wskazującą na to, czego oczekujemy od użytkownika (np. tylko liczb trzycyfrowych, liczb z określonego zakresu).

Wszystkie te możliwości znajdziemy na karcie Dane w grupie Narzędzia danych. Podstawowym narzędziem jest okno Sprawdzanie poprawności danych, które otwiera się przyciskiem Poprawność danych.

Rysunek 1. Grupa Narzędzia danych z najważniejszym przyciskiem.

Najpierw zobaczmy jak ograniczyć wybór użytkownika w wypełnianiu komórki do paru wartości z predefiniowanej listy:

1. Zaznaczmy komórki, które mają być uzupełniane z listy.

2. Na karcie Dane w grupie Narzędzia danych wciśnijmy przycisk Sprawdzanie poprawności danych.

3. W nowo otwartym oknie wybierzmy kartę Ustawienia.

4. Wybieramy Lista w polu Dozwolone.

5. W polu Źródło należy wpisać listę wartości oddzielonych przecinkami (np. mało, średnio, dużo).

6. Pole Rozwinięcia w komórce powinno być zaznaczone – dzięki temu będzie widoczna strzałka rozwijająca listę.

Rysunek 2. Lista wartości do wyboru z widoczną strzałką rozwijającą

Zostało nam jeszcze określenie tego, co ma się dziać, gdy użytkownik wpisze nieprawidłowe dane. Na karcie Alert o błędzie zaznaczmy pole Pokazuj alerty po wprowadzeniu nieprawidłowych danych. Odznaczenie spowoduje, że użytkownik może wpisywać także wartości spoza listy.

W polu Styl wybieramy jedną z opcji określających jaką rolę ma pełnić nasz komunikat:

• Informacje – gdy komunikat informuje i nie uniemożliwia wpisania błędnych danych;

• Ostrzeżenie – gdy komunikat ostrzega i nie uniemożliwia wpisania błędnych danych;

• Zatrzymaj – gdy komunikat uniemożliwia wpisanie błędnych danych;

Rysunek 3. Przykładowy komunikat Zatrzymaj

Teraz należy już tylko uzupełnić tytuł i treść komunikatu.

Jeżeli chcemy określić zakres liczb, jakie można wpisać do komórki:

1. Zaznaczmy komórki, które mają być uzupełniane z listy.

2. Na karcie Dane w grupie Narzędzia danych wciśnijmy przycisk Sprawdzanie poprawności danych.

3. W nowo otwartym oknie wybierzmy kartę Ustawienia.

4. Z pola Dozwolone wybieramy Pełna liczba, a w polu Dane opcję między.

5. Teraz wpisujemy minimalną i maksymalną wartość, jaka może zostać wpisana do komórek.

Możemy też posłużyć się formułą, jeżeli chcemy, aby te graniczne wartości zależały w jakiś sposób od zawartości innych komórek.

Aby użytkownik wiedział, w jakim zakresie może się poruszać, po kliknięciu komórki będzie mu się wyświetlał odpowiedni komunikat. Na karcie Komunikat wejściowy zaznaczamy Pokazuj komunika wejściowy przy wyborze komórki, a następnie wpisujemy tytuł i treść komunikatu.

Oczywiście na tym możliwości sprawdzania poprawności komórek się nie kończą. Jeżeli chcemy ograniczyć wpisywane liczby do dziesiętnych z określonego przedziału, to w polu Dozwolone wybieramy Dziesiętne. Wybierając zaś Data, a w polu Dane opcję mniejsza niż, ograniczymy wpisywanie dat tylko do tych, które następują przed określonym dniem.

Przykładowo, jeżeli chcemy, aby użytkownik wpisywał daty tylko z ostatniego tygodnia, możemy wpisać =DZIŚ() w polu Maksimum oraz =DZIŚ()-7 w polu Minimum.

Rysunek 4. Przyzwolenie na wprowadzanie jedynie dziesiętnych wartości