Oznaczanie powtórzeń z uwzględnieniem 2 kolumn

Data: 20-09-2013 r.

Deduplikacja to obowiązkowa czynność poprzedzająca tworzenie raportów czy sporządzanie analiz. Oznaczanie powtórzeń można przeprowadzić w arkuszach automatycznie z wykorzystaniem formatowania warunkowego.

Przyjmijmy, że w naszym arkuszu znajdują się nazwiska pracowników, którzy zgłosili się na szkolenie. Potrzebujemy sprawdzić, czy w tabeli nie znalazły się powtórzone pozycje, ale pojawia się problem. Kilka osób figuruje pod tym samym nazwiskiem, ale pod innym imieniem. Sprawdzanie powtórzeń w obrębie jednej kolumny z nazwiskami jest bezcelowe, ponieważ Excel zaznaczy do usunięcia wszystkie powtórzone nazwiska, mimo że nie należy ich kasować z wykazu. Co zatem zrobić, aby Excel uwzględniał także kolumnę z imionami przy oznaczaniu duplikatów?

Rys. 1. Przykładowy rejestr uczestników szkolenia

Aby oznaczyć duplikaty z uwzględnieniem dwóch kolumn:

  1. Klikamy dowolną komórkę w obrębie listy i z menu Dane wybieramy polecenie Sortuj (w Excelu 2007/2010: uaktywniamy kartę Dane i w grupie poleceń Sortowanie i filtrowanie wskazujemy Sortuj).
  2. Z pierwszej rozwijanej listy Sortuj według wybieramy kryterium Nazwisko (w Excelu 2007/2010: po wskazaniu pierwszego kryterium klikamy przycisk Dodaj poziom).
  3. Z drugiej rozwijanej listy wybieramy Imię.
  4. Zaznaczamy opcję Ma wiersz nagłówka (w Excelu 2007/2010: Moje dane mają nagłówki) i klikamy OK.

Rys. 2. Ustawienia sortowania listy w wersji Excela wcześniejszej niż 2007

Rys. 3. Ustawienia sortowania w Excelu 2007

Teraz możemy przystąpić do zdefiniowania reguły formatowania warunkowego, która oznaczy kolorem powtórzone imiona i nazwiska.

W tym celu:

  1. Zaznaczamy zakres komórek A2:A11 i z menu Format wybieramy polecenie Formatowanie warunkowe (w Excelu 2007/2010: uaktywniamy kartę Narzędzia główne i w grupie poleceń Style wskazujemy Formatowanie warunkowe).
  2. Z pierwszej rozwijanej listy po lewej wybieramy pozycję Formuła jest (w Excelu 2007/2010: zaznaczamy Użyj formuły do określenia komórek, które należy sformatować), a w pole do wprowadzania formuły wpisujemy następującą:
    =ORAZ(A2=A3;B2=B3)
  3. Klikamy przycisk Formatuj i określ sposób wyróżnienia komórek spełniających kryterium.

Rys. 4. Ustawienia formatowania w wersji Excela wcześniejszej niż 2007


Rys. 5. Ustawienia formatowania warunkowego w Excelu 2007
Po zatwierdzeniu OK uzyskamy oczekiwany efekt. Pozycje do usunięcia zostały oznaczone kolorem.

Rys. 6. Dane tych osób zostały wpisane wielokrotnie

Użyta w formatowaniu warunkowym formuła porównuje wartość kolumn A i B aktywnego wiersza z wartością odpowiednich kolumn wiersza umieszczonego poniżej. Jeżeli obie wartości z każdej kolumny są sobie równe, formuła zwraca wartość PRAWDA, co oznacza, że warunek jest spełniony i komórka zostanie sformatowana zgodnie z wybranymi przez nas ustawieniami.

Wskazówka

Dzięki temu, że przed zdefiniowaniem formatowania warunkowego został zaznaczony cały obszar zawierający dane, warunek formatujący został skopiowany do wszystkich zaznaczonych komórek i nie ma potrzeby wprowadzania go oddzielnie do każdej z nich. W przypadku, gdyby później okazało się konieczne rozszerzenie zasięgu działania formatowania warunkowego na dalsze komórki, możemy do tego celu użyć Malarza formatów. Zaznaczamy komórkę zawierającą formatowanie warunkowe, a następnie klikamy ikonę Malarza formatów i zaznaczamy obszar docelowy, do którego należy skopiować formatowanie.


Tagi: excel

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

Jak zatrzeć ślady po przeglądaniu Internetu?

pobierz

Wzór Polityki Bezpieczeństwa w ochronie danych osobowych

pobierz

Konfiguracja bezpieczeństwa. Windows 10

pobierz

10 sprytnych trików na szybkie obliczenia w Excelu

pobierz

Polecane artykuły

Array ( [docId] => 34281 )
Array ( [docId] => 34281 )

Array ( [docId] => 34281 )