Oznaczanie powtórzeń z uwzględnieniem 2 kolumn

Data: 20-09-2013 r.

Deduplikacja to obowiązkowa czynność poprzedzająca tworzenie raportów czy sporządzanie analiz. Oznaczanie powtórzeń można przeprowadzić w arkuszach automatycznie z wykorzystaniem formatowania warunkowego.

Przyjmijmy, że w naszym arkuszu znajdują się nazwiska pracowników, którzy zgłosili się na szkolenie. Potrzebujemy sprawdzić, czy w tabeli nie znalazły się powtórzone pozycje, ale pojawia się problem. Kilka osób figuruje pod tym samym nazwiskiem, ale pod innym imieniem. Sprawdzanie powtórzeń w obrębie jednej kolumny z nazwiskami jest bezcelowe, ponieważ Excel zaznaczy do usunięcia wszystkie powtórzone nazwiska, mimo że nie należy ich kasować z wykazu. Co zatem zrobić, aby Excel uwzględniał także kolumnę z imionami przy oznaczaniu duplikatów?

Rys. 1. Przykładowy rejestr uczestników szkolenia

Aby oznaczyć duplikaty z uwzględnieniem dwóch kolumn:

Rys. 2. Ustawienia sortowania listy w wersji Excela wcześniejszej niż 2007

Rys. 3. Ustawienia sortowania w Excelu 2007

Teraz możemy przystąpić do zdefiniowania reguły formatowania warunkowego, która oznaczy kolorem powtórzone imiona i nazwiska.

W tym celu:


Rys. 5. Ustawienia formatowania warunkowego w Excelu 2007
Po zatwierdzeniu OK uzyskamy oczekiwany efekt. Pozycje do usunięcia zostały oznaczone kolorem.

Rys. 6. Dane tych osób zostały wpisane wielokrotnie

Użyta w formatowaniu warunkowym formuła porównuje wartość kolumn A i B aktywnego wiersza z wartością odpowiednich kolumn wiersza umieszczonego poniżej. Jeżeli obie wartości z każdej kolumny są sobie równe, formuła zwraca wartość PRAWDA, co oznacza, że warunek jest spełniony i komórka zostanie sformatowana zgodnie z wybranymi przez nas ustawieniami.

Wskazówka

Dzięki temu, że przed zdefiniowaniem formatowania warunkowego został zaznaczony cały obszar zawierający dane, warunek formatujący został skopiowany do wszystkich zaznaczonych komórek i nie ma potrzeby wprowadzania go oddzielnie do każdej z nich. W przypadku, gdyby później okazało się konieczne rozszerzenie zasięgu działania formatowania warunkowego na dalsze komórki, możemy do tego celu użyć Malarza formatów. Zaznaczamy komórkę zawierającą formatowanie warunkowe, a następnie klikamy ikonę Malarza formatów i zaznaczamy obszar docelowy, do którego należy skopiować formatowanie.


Tagi: excel

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

Jak zatrzeć ślady po przeglądaniu Internetu?

pobierz

Biznesplan

pobierz

Wzór Polityki Bezpieczeństwa w ochronie danych osobowych

pobierz

Konfiguracja bezpieczeństwa. Windows 10

pobierz

Polecane artykuły

Polecamy kancelarię:

Array ( [docId] => 34281 )
Array ( [docId] => 34281 )

Array ( [docId] => 34281 )