Nowe zwolnienia z rejestracji zbiorów danych osobowych

Data: 30-04-2015 r.

Jak pokazują statystyki, najbardziej rozpowszechnionym obowiązkiem w związku z ochroną danych osobowych jest zgłaszanie zbiorów danych do rejestracji w GIODO. Według statystyk, w 2014 roku zgłoszono 24 121 zbiorów danych osobowych. Zgodnie z założeniami nowelizacji ustawy o ochronie danych osobowych w 2015 roku zgłoszeń ma być znacznie mniej.

Powszechność rejestracji zbiorów danych osobowych wynika głównie z treści jednego z przepisów karnych ustawy o ochronie danych osobowych:

Art. 53. Kto będąc do tego obowiązany nie zgłasza do rejestracji zbioru danych, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku”.

W praktyce rzeczywiste zagrożenie wynikające z tego przepisu jest niewielkie. Organy ścigania najczęściej umarzają postępowanie ze względu na niską szkodliwość społeczną czynu lub w ogóle nikt nie zgłasza takiego przestępstwa. Mimo to istnieje powszechna opinia, że rejestracja zbiorów jest najważniejszym obowiązkiem wynikającym z ustawy o ochronie danych osobowych. A jest to tak naprawdę ostatni etap tworzenia systemu ochrony danych osobowych w każdej organizacji.

Zgłaszanie zbioru danych osobowy bez przygotowanej i wdrożonej dokumentacji ochrony danych osobowych jest co najmniej nieodpowiedzialne. Tym bardziej że jedna z części wniosku zgłoszeniowego zawiera pytania w tym zakresie (część E pkt 16d i e).

Zwolnienia z rejestracji

Katalog zwolnień z obowiązku rejestracji zbiorów został określony w art. 43 ustawy. Jest to 16 przypadków, w których wyodrębnione zbiory nie podlegają rejestracji.

Najpowszechniej wykorzystywanym i najbardziej pojemnym zwolnieniem jest pkt 4. Pozwala on uniknąć rejestracji zbiorów danych osobowych pracowników i osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych, jak również uczniów i np. członków spółdzielni lub stowarzyszeń.

Tu należy jednak być ostrożnym, gdyż zbiór pracowników zatrudnianych przez agencje pracy do wykonywania pracy na rzecz podmiotów trzecich podlega już rejestracji w GIODO.

Kolejnym zwolnieniem najczęściej wykorzystywanym w praktyce są zbiory danych prowadzone jedynie w celu wystawienia faktury, rachunku lub prowadzenia sprawozdawczości finansowej. Chodzi tu o wszelkie samoistne dokumenty księgowe zawierające dane osobowe – jako wyodrębniony zbiór nie podlegają rejestracji. Warto wiedzieć, że dane znajdujące się w tych dokumentach mogą być częścią innego zbioru danych, który podlega rejestracji np. zbioru danych osobowych klientów lub przedstawicieli kontrahentów.

Następnym często wykorzystywanym zwolnieniem jest powszechna dostępność danych przetwarzanych w zbiorze. Innymi słowy, jeżeli dane osobowe przez nas przetwarzane są powszechnie dostępne, np. opublikowane w Internecie, wtedy zbiór ten nie podlega rejestracji. Jednak gdy dane te z różnych względów stracą charakter powszechnej dostępności, zajdzie konieczność ich rejestracji.

Ostatnim najbardziej ogólnym i subiektywnym zwolnieniem z rejestracji jest zwolnienie zbiorów przetwarzanych w bieżących sprawach życia codziennego. Zwolnienie to w praktyce najczęściej dotyczy gromadzenia i przetwarzania danych z wizytówek i mniej lub bardziej relacji osobistych oraz okazjonalnego przetwarzania danych, które nie stanowi przedmiotu bieżącej działalności naszego podmiotu, np. jednorazowo przeprowadzony konkurs.

Nowe zwolnienia

Od 1 stycznia 2015 roku pojawiły się dodatkowo najszersze w swoim zakresie zwolnienia z rejestracji. Przewidują one, że rejestracji nie podlegają zbiory danych tzw. zwykłych, które są prowadzone tylko w wersji tradycyjnej (pisemnej). Dodatkowo podmioty, które zarejestrowały administratora bezpieczeństwa informacji (ABI) w GIODO, nie muszą rejestrować żadnych zbiorów poza tzw. zbiorami danych osobowych wrażliwych.

Konrad Gałaj-Emiliańczyk, ekspert ds. ochrony danych osobowych ODO 24 | odo24.pl

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

Jak zatrzeć ślady po przeglądaniu Internetu?

pobierz

Biznesplan

pobierz

Wzór Polityki Bezpieczeństwa w ochronie danych osobowych

pobierz

Konfiguracja bezpieczeństwa. Windows 10

pobierz

Polecane artykuły

Polecamy kancelarię:

Array ( [docId] => 37070 )
Array ( [docId] => 37070 )

Array ( [docId] => 37070 )