Przekazanie wrażliwych danych osobowych pracowników do PFRON

Firma zatrudnia kliku pracowników z lekkim stopniem niepełnosprawności. Jest zobowiązana do dokonywania wpłat na Państwowy Fundusz Osób Niepełnosprawnych i składania deklaracji DEK-I-O.

Jeden z pracowników spółki posiadał orzeczenie o stopniu niepełnosprawności obowiązujące do 31 marca 2016 r. Jednak po kilku miesiącach, w lipcu 2016 roku, dostarczył kolejne orzeczenie o stopniu niepełnosprawności.

W związku z tym spółka powinna dokonać korekty deklaracji DEK-I-O składanych do PFRON w czasie, gdy pracownik nie posiadał orzeczenia o stopniu niepełnosprawności. W rozmowie telefonicznej, pracownik PFRON poinformował spółkę o konieczności przesłania kserokopii orzeczeń o stopniu niepełnosprawności pracownika, za którego będą dokonane korekty oraz innych pracowników posiadających obecnie stopień niepełnosprawności w celu kontroli poprawności przesyłania deklaracji.

Na podstawie jakich przepisów można przekazać kserokopie orzeczeń o stopniu niepełnosprawności pracowników? Czy należy uzyskać zgodę pracowników na przekazanie ich danych osobowych zawartych w orzeczeniach do PFRON? Czy informację o przekazani danych należy wpisać do wykazu, aby dopełnić obowiązku wynikającego z art. 38 ustawy o ochronie danych osobowych?

W ustawie o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych ani rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej w sprawie ustalenia wzorów deklaracji składanych Zarządowi Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych przez pracodawców zobowiązanych do wpłat na ten Fundusz nie ma podstaw do przesłania do PFRON wszystkich kserokopii orzeczeń o stopniu niepełnosprawności pracownika, za którego będą dokonane korekty.

Z tego też powodu nie ma podstaw do przesyłania przez spółkę orzeczeń, opisanych w powyższym stanie faktycznym. Spółka powinna złożyć deklarację korygującą tak, aby nie narazić się na zarzut naruszenia art. 56a ustawy o rehabilitacji.

Jeżeli PFRON będzie miał wątpliwości co do prawdziwości oświadczenia złożonego w deklaracji korygującej, to wezwie spółkę do złożenia orzeczeń o niepełnosprawności pracowników wraz z podaniem podstawy prawnej. Wówczas należy przeanalizować podaną podstawę prawną w celu, oceny czy i w jakim zakresie spółka może przesłać orzeczenia (a tym samym dane osobowe pracowników) do PFRON.

Mówiąc wprost: nie warto narażać się na problemy wynikające z ujawnienia danych osobowych wrażliwych pracowników bez wyraźnego wezwania PFRON do złożenia orzeczeń o niepełnosprawności z podaniem podstawy prawnej. Za takie wezwanie nie można uznać telefonicznej rozmowy z pracownikiem PFRON. Spółka powinna poczekać z przesyłaniem orzeczeń na pisemne wezwanie z Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.