Przesyłanie pracownikom informacji PIT-11 mailem

Komentowany wyrok zapadł na tle następującego stanu faktycznego.

Spółka S. sp. z o.o. (dalej: spółka) wystąpiła z wnioskiem do ministra finansów o udzielenie pisemnej interpretacji podatkowej w przedmiocie podatku dochodowego od osób fizycznych. Spółka prowadzi działalność gospodarczą, w której zatrudnia ok. [...] pracowników. Rozważa koncepcję sporządzania informacji o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11 w formie elektronicznej (bez wydruku), podpisanej bezpiecznym e-podpisem i wysyłanie ich pracownikom drogą elektroniczną za pośrednictwem poczty elektronicznej. W zamyśle tej zmiany chodzi o oszczędność czasu i kosztów z tym związanych. Przekazana pracownikowi informacja PIT-11 będzie opatrzona podpisem elektronicznym (w rozumieniu ustawy o podpisie elektronicznym) przez osobę wyznaczoną do obliczenia i pobierania podatku. Przekazana mailem informacja zachowa wzór określony stosownymi przepisami wydanymi przez ministra finansów.

Opisany sposób przekazywania pracownikom mailem informacji PIT-11 zapewni spółce świadomość otrzymania tych informacji przez pracowników, gdyż informacje o tym fakcie przekazują spółce, a ponadto w wyniku otrzymania składają roczne zeznania podatkowe. Wobec powyższego spółka zadała pytanie, czy może wystawiać informacje PIT-11 w formie elektronicznej, bez ich drukowania i wysyłać je pracownikom za pośrednictwem e-maila?

Zdaniem spółki taka procedura jest dopuszczalna. Minister finansów w wydanej interpretacji indywidualnej uznał stanowisko spółki za nieprawidłowe. W uzasadnieniu organ podatkowy podkreślił, że konieczne jest, aby w przypadku wystawienia informacji PIT-11 w formie elektronicznej informacja taka sporządzona była według ustalonego wzoru, była opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym przez osobę wyznaczoną do obliczenia i pobrania podatku oraz płatnik dysponował dowodem faktycznego przekazania i doręczenia podatnikowi wiadomości elektronicznej, którą przesłano PIT-11. Tylko w przypadku spełnienia wszystkich tych warunków możliwe jest uznanie, że płatnik w sposób prawidłowy wykonał ciążący na nim obowiązek przekazania pracownikowi informacji PIT-11.

Tymczasem w przedstawionym przez spółkę sposobie przekazania informacji spółka nie będzie dysponowała dowodem skutecznego doręczenia (jedynie świadomością ich otrzymania przez pracowników, bez rzeczywistego potwierdzenia tego faktu).

Nie zgadzając się z takim stanowiskiem organu, spółka zaskarżyła udzieloną jej interpretację przepisów podatkowych do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy. W ocenie spółki przepisy nie wymagają wprost potwierdzenia odbioru przez podatnika informacji PIT-11, a jedynie nakładają na płatników obowiązek przesłania takiej informacji. WSA w Bydgoszczy uwzględnił skargę spółki i interpretację uchylił.

W ocenie WSA interpretacja nie zawiera przekonujących treści w rozumieniu zasad wykładni. Pomijając sprzeczność, w jaką popada organ z jednej strony uznając, że przepisy nie ustalają pewnych zasad, a z drugiej doszukując się jednak tychże, należy stwierdzić ostatecznie, że w interpretacji nie wskazano żadnego konkretnego przepisu prawa, jak i zespołu przepisów, z których mógłby wynikać konkretnie obowiązek legitymowania się dowodem doręczenia. Każde nałożenie obowiązków lub ograniczenie praw powinno następować w zgodzie z zasadami poprawnej legislacji, stanowiącej element demokratycznego państwa prawa, statuowanej w art. 2 Konstytucji RP.

Ponadto uznał, że przedstawione w interpretacji przepisy prawa mogą jedynie nasuwać uwagi co do tego, że wnioskodawca powinien się liczyć z potrzebą wykazania, że informację przesłał tak jak wymaga tego art. 39 ust. 1 updof, jednak nie należy tego automatycznie utożsamiać z obowiązkiem wynikającym z przepisów podatkowych. W interpretacji nie ma wytłumaczenia dla takiego rozumienia prawa. W związku z tym należy uznać, że uzasadnienie prawne interpretacji narusza przepisy w niej zawarte poprzez błędną wykładnię.

Jednocześnie, ustosunkowując się do zarzutów skargi opartych o wyjaśnienie interpretacji, że wbrew twierdzeniom Wnioskodawcy, dla prawidłowego wypełnienia obowiązku przekazania organom podatkowym stosownych informacji nie jest właściwe ich przesłanie za pośrednictwem wiadomości e-mail, stosownie do § 2 rozporządzenia ministra finansów w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone, odczytawszy badaną interpretację należy uznać, że ten fragment nie dotyczy samego pytania, którym objęto jedynie kwestie przekazywania informacji pracownikom, ale jest jedynie polemiką z argumentacją wnioskodawcy, mianowicie z tym, że skoro informacje PIT-11 przesyłać można mailem do organów podatkowych (jako jeden z rodzajów deklaracji podatkowych), to można i w tej formie przesłać go pracownikom.