Zarządzanie dokumentacją firmy – wyznaczenie archiwisty w archiwum

Data: 02-01-2014 r.

Zarządzanie dokumentami w firmie to coraz częściej domena specjalistów od zarządzania informacją i dokumentem. Warto zatem wyznaczyć do tego zadania odpowiednio przeszkolonego pracownika.

W dużym przedsiębiorstwie warto pomyśleć o przydzielaniu zadań archiwizacyjnych profesjonalnie przygotowanym pracownikom. W małych firmach można powierzyć te obowiązki specjalnie przeszkolonemu do tego pracownikowi. Istotne jest, żeby takie zadanie w ogóle zostało przyporządkowane. Dzięki temu zostanie jasno określony zakres odpowiedzialności.

Archiwista w firmie

Powszechną praktyką wielu spółek jest gromadzenie dokumentacji w pokojach biurowych, ewentualnie w podręcznych magazynach. Odnalezienie dokumentów w takiej sytuacji uzależnione jest od orientacji i wiedzy konkretnej osoby załatwiającej sprawę, pod warunkiem że wiemy, kto daną sprawę załatwiał. Niestety wielokrotnie zdarza się, że w takiej sytuacji ustalenie odpowiedzialnego pracownika przysparza trudności.

Również zlokalizowanie poszukiwanego pisma lub grupy pism może być niełatwe. Dlatego też w razie niezatrudnienia zawodowego archiwisty warto odpowiednio przysposobić pracownika do stanowiska archiwisty, aby w kompetentny sposób zarządzał dokumentacją firmy.

Jeśli nie doszło do wyznaczenia samodzielnego pracownika do zarządzania dokumentacją w spółce, dobrym zwyczajem jest wprowadzenie przynajmniej jasnych wskazówek dotyczących procesu zarządzania dokumentacją oraz jednolitych wzorów formularzy obligatoryjnych dla wszystkich pracowników. Powinny to być np. wzory: spisu spraw, dziennika lub rejestru przesyłek, firmówki, spisów zdawczo-odbiorczych, wykazu spisów zdawczo-odbiorczych oraz bardzo ważnego spisu i protokołu oceny dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia itp.

Archiwum w firmie

Trudno wyobrazić sobie spółkę, która nie posiadałaby w swoich zasobach dokumentacji związanej z powołaniem, organizacją i zarządzaniem firmą, zatrudnianiem i zwalnianiem pracowników, rozliczaniem funduszy, płac, podatków i kont. Nie ma chyba podmiotu, który by nie sporządzał planów, sprawozdań i rozliczeń. Dlatego utworzenie w przedsiębiorstwie samodzielnej, wyodrębnionej komórki archiwalnej jest pochodną odpowiedzialnego procesu zarządzania dokumentacją. Akta, które nie są potrzebne do bieżącej działalności, nigdy nie powinny być traktowane jak makulatura, lecz muszą podlegać świadomemu procesowi wartościowania i gromadzenia w jednym, ściśle określonym miejscu.

Podstawa prawna:

ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2011 r. nr 123, poz. 698 z późn. zm.);
rozporządzenie ministra kultury w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. z 2002 r. nr 167, poz. 1375);
rozporządzenie ministra kultury w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz.U. z 2005 r. nr 32, poz. 284);

Robert Gębicki, z-ca dyrektora Archiwum Akt Nowych, członek Stowarzyszenia Archiwistów Polskich

Zobacz także:

Tagi: przechowywanie dokumentów