Zarządzanie dokumentacją firmy – wyznaczenie archiwisty w archiwum

Data: 02-01-2014 r.

Zarządzanie dokumentami w firmie to coraz częściej domena specjalistów od zarządzania informacją i dokumentem. Warto zatem wyznaczyć do tego zadania odpowiednio przeszkolonego pracownika.

W dużym przedsiębiorstwie warto pomyśleć o przydzielaniu zadań archiwizacyjnych profesjonalnie przygotowanym pracownikom. W małych firmach można powierzyć te obowiązki specjalnie przeszkolonemu do tego pracownikowi. Istotne jest, żeby takie zadanie w ogóle zostało przyporządkowane. Dzięki temu zostanie jasno określony zakres odpowiedzialności.

Archiwista w firmie

Powszechną praktyką wielu spółek jest gromadzenie dokumentacji w pokojach biurowych, ewentualnie w podręcznych magazynach. Odnalezienie dokumentów w takiej sytuacji uzależnione jest od orientacji i wiedzy konkretnej osoby załatwiającej sprawę, pod warunkiem że wiemy, kto daną sprawę załatwiał. Niestety wielokrotnie zdarza się, że w takiej sytuacji ustalenie odpowiedzialnego pracownika przysparza trudności.

Również zlokalizowanie poszukiwanego pisma lub grupy pism może być niełatwe. Dlatego też w razie niezatrudnienia zawodowego archiwisty warto odpowiednio przysposobić pracownika do stanowiska archiwisty, aby w kompetentny sposób zarządzał dokumentacją firmy.

Jeśli nie doszło do wyznaczenia samodzielnego pracownika do zarządzania dokumentacją w spółce, dobrym zwyczajem jest wprowadzenie przynajmniej jasnych wskazówek dotyczących procesu zarządzania dokumentacją oraz jednolitych wzorów formularzy obligatoryjnych dla wszystkich pracowników. Powinny to być np. wzory: spisu spraw, dziennika lub rejestru przesyłek, firmówki, spisów zdawczo-odbiorczych, wykazu spisów zdawczo-odbiorczych oraz bardzo ważnego spisu i protokołu oceny dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia itp.

Archiwum w firmie

Trudno wyobrazić sobie spółkę, która nie posiadałaby w swoich zasobach dokumentacji związanej z powołaniem, organizacją i zarządzaniem firmą, zatrudnianiem i zwalnianiem pracowników, rozliczaniem funduszy, płac, podatków i kont. Nie ma chyba podmiotu, który by nie sporządzał planów, sprawozdań i rozliczeń. Dlatego utworzenie w przedsiębiorstwie samodzielnej, wyodrębnionej komórki archiwalnej jest pochodną odpowiedzialnego procesu zarządzania dokumentacją. Akta, które nie są potrzebne do bieżącej działalności, nigdy nie powinny być traktowane jak makulatura, lecz muszą podlegać świadomemu procesowi wartościowania i gromadzenia w jednym, ściśle określonym miejscu.

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

Jak zatrzeć ślady po przeglądaniu Internetu?

pobierz

Biznesplan

pobierz

Wzór Polityki Bezpieczeństwa w ochronie danych osobowych

pobierz

Konfiguracja bezpieczeństwa. Windows 10

pobierz

Polecane artykuły

Polecamy kancelarię:

  • Kancelaria Radców Prawnych ARVE M.Kusztan & R.Ponichtera Sp. K.

    ul. Czysta 4, 50-013 Wrocław

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Marek Foryś

    ul. Słupecka 9/1, Gdynia

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria MERITUM

    ulica Westerplatte 13/5, 31-033 Kraków

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Radosław Tymiński

    Łukowska 9 Lok. 126, 04-133 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Prawna Iurisco Edyta Przybyłek

    ul. Zgrzebnioka 28, 40-520 Katowice

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Marcin Majcherczyk

    ul. Stawowa 4 lok. 39, 41-200 Sosnowiec

    Wyświetl wizytówkę
  • THE N.E.W.S. LAW CENTER Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych

    ul. Kazachska 1/89, 02-999 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
  • adwokat Wojciech Rudzki - kancelaria adwokacka

    Józefa Piłsudskiego 40/4 Kraków 31 - 111

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Robert Dudkowiak

    ul. Jana Pawła II 11 lok. 5, 62-300 Września

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Adwokacka Adwokata Piotra Sęka

    ul. Narutowicza 44 lok. 20, 90-135 Łódź

    Wyświetl wizytówkę
Array ( [docId] => 33249 )
Array ( [docId] => 33249 )

Array ( [docId] => 33249 )