Czy pracownikowi należy wystawić delegację na podróż?

Data: 10-02-2021 r.

Firma zatrudnia pracownika na podstawie umowy o pracę, który wykonuje częściowo pracę na produkcji, a częściowo pracę kierowcy przy przewozie towarów wyłącznie na potrzeby własne firmy. Obszarem pracy tego kierowcy jest cała Polska. Czy do każdego wyjazdu tego kierowcy musimy wystawiać druki delegacji, czy nie ma takiego wymogu prawnego?

Przepisy prawa pracy nie zastrzegają pisemnej formy polecenia pracownikowi odbycia podróży służbowej, wobec powyższego również ustne zobowiązanie uznać należy za skuteczne i w pełni dopuszczalne. Warto jednak taki dokument wystawiać dla celów dowodowych, na wypadek sporu z pracownikiem w odniesieniu do rozmiarów takiej podróży.

Jak rozliczyć koszty?

Obok każdego polecenia wyjazdu służbowego funkcjonuje jeszcze rozliczenie kosztów podróży służbowej. Zważywszy, że należności z tytułu podróży służbowej są zwolnione z oskładkowania i opodatkowania (o ile oczywiście nie przekroczymy kwot maksymalnych) należy pamiętać, że istotne są nie tylko przepisy prawa pracy, ale również przepisy podatkowe.

Wszelkie koszty jakie poniesie pracodawca na cele związane z podróżami służbowymi pracowników stanowią dla tego pracodawcy koszt uzyskania przychodu. Należy wiec zadbać o to, aby dysponować dokumentami wewnętrznymi (np. pisemnymi rozliczeniami kosztów) lub zewnętrznymi (np. rachunkiem noclegowym) celem wykazania przed organem kontroli faktycznego poniesienia kosztów podróży służbowych pracowników.

Dokumentacja dla kadr i finansów

Podsumowując, nie ma obowiązku wystawiać druków delegacji na okoliczność polecenia pracownikowi odbycia podróży służbowej. Jednakże, już po zakończeniu rzeczonej podróży, warto sporządzić dokumentację na okoliczność kosztów zwróconych pracownikowi. Jest to istotny dokument nie tylko do celów prawidłowego wykazania tych kosztów w kosztach uzyskania przychodów, ale również do celów przedstawienia organowi kontroli, że należności zostały wypłacone prawidłowo i korzystają one ze zwolnienia w zakresie opodatkowania lub oskładkowania.

Michał Dynerowicz Błach Dynerowicz Bujak Kancelaria Prawna

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

Jak zatrzeć ślady po przeglądaniu Internetu?

pobierz

Wzór Polityki Bezpieczeństwa w ochronie danych osobowych

pobierz

Konfiguracja bezpieczeństwa. Windows 10

pobierz

10 sprytnych trików na szybkie obliczenia w Excelu

pobierz

Polecane artykuły

Array ( [docId] => 41250 )
Array ( [docId] => 41250 )