RAPPOS jest metodą organizatorską składającą się z czterech faz postępowania. Opiera się ona na stosunku do projektowania organizacyjnego, nazywanego podejściem diagnostyczno – funkcjonalnym. Podstawą tej metody jest skupienie się na właściwej diagnozie danej sytuacji.
Faza pierwsza
Na metodę RAPPOS przypadają cztery fazy. Pierwsza z nich to faza przygotowawczo – ukierunkowująca. Podczas trwania tego etapu dochodzi do określenia systemu organizacyjnego oraz zdefiniowania problemów, które wymagają rozwiązania. Następnie analizie poddany zostaje ten system oraz zdefiniowanych problemy. Celem jest podzielenie ich na mniejsze zadania, które zostaną przydzielone do rozwiązania odpowiednim specjalistom.
Podczas analizy wykorzystywane są najczęściej ankiety diagnostyczne, metody statystyczne oraz kwestionariusze diagnostyczne. Przeprowadzenie analizy systemu ma za zadanie wybranie najskuteczniejszych technik oraz metod, które zostaną wykorzystane w czasie dalszej pracy nad problemami.
Faza druga
W czasie jej trwania szuka się rozwiązań, przeprowadza analizy i
projektuje. Rozpoczyna się ona od nadania kierunku, w którym podąży
zespół bądź specjalista szukający rozwiązań. Później przeprowadza się
podsumowanie uzyskanych rezultatów i szuka skorelowanych z sobą
wariantów za pomocą modelowania. W następnej kolejności dochodzi do
obrania kierunku, który pozwoli osiągnąć założone cele, biorąc pod uwagę
obecny stan i sytuację przedsiębiorstwa. Faza ta kończy się
opracowaniem projektu realizującego.
Faza trzecia i czwarta
W trzeciej fazie wprowadzane są zmiany wypracowane w fazie drugiej.
Następnie dokonane zmiany poddawane są ocenie i w razie potrzeby
dokonywane są niezbędne poprawki.
Natomiast faza ostatnia
przeznaczona jest na kontrolę wprowadzonych usprawnień. Faza ta kończy
trwanie całego cyklu metody RAPPOS.