Czy w umowę o pracę powinniśmy wpisywać dodatkowe klauzule związane z obowiązkami dotyczącymi ochrony danych osobowych?

Kategoria: HR
Data: 20-08-2018 r.

Na etapie podpisywania umowy powinniśmy (jeśli nie zrobiliśmy tego wcześniej) poinformować pracownika o kwestiach dotyczących ochrony danych osobowych i ich przetwarzania. Nie powinniśmy jednak ich „wklejać” w umowę o pracę, gdyż nie są to informacje, które mają wpływ na wiążący strony stosunek pracy.

Poinformowanie pracownika o tym, jak i w jakim zakresie przetwarzamy jego dane osobowe, to nasz obowiązek, a nie informacja, na jaką musi zgodzić się pracownik. A przecież umowa o pracę to nic innego jak zgodne oświadczenia stron – pracodawcy oraz pracownika. Dlatego nie ma tam miejsca na jednostronne oświadczenia dotyczące ochrony danych osobowych.

To od nas zależy, w jaki sposób poinformujemy pracownika o sposobie i zakresie przetwarzania jego danych osobowych. Nie musi to być forma pisemna, chociaż oczywiście do celów dowodowych zalecana jest taka postać. Warto więc przygotować taką informację, dać ją pracownikowi oraz odebrać od niego podpis o jej przeczytaniu na kopii dokumentu. Wzór przydatnej klauzuli znajdziesz w najnowszym numerze Dokumentacji dla zaawansowanych: dokumentacjadlazaawansowanych.wip.pl.

Klauzula informacyjna dla pracownika – gdzie ją przechowujemy?

O sposobie realizacji obowiązku informacyjnego decyduje pracodawca, przy czym powinien to zrobić w taki sposób, aby w razie potrzeby móc wykazać, że wywiązał się z nałożonego na niego obowiązku. Z tego też względu należałoby przyjąć, że klauzula informacyjna powinna zostać sporządzona w dwóch egzemplarzach, z których jeden zostanie przekazany pracownikowi, a drugi dołączony do części B akt osobowych

O czym musimy informować zleceniobiorcę?

Jeżeli dany administrator danych osobowych potrzebuje nawiązać współpracę z osobą fizyczną w ramach umowy cywilnoprawnej i w tym celu chciałby pozyskać np. jej e-mail, żeby złożyć swoją ofertę albo numer telefonu, żeby zaprosić na spotkanie, jest zobowiązany – podobnie jak pracodawca w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w ramach stosunku pracy – do poinformowania tej osoby, jak najwcześniej (na etapie gromadzenia jej danych osobowych) o wszystkim, czego wymaga art. 13 RODO, czyli o:

  • swojej tożsamości i danych kontaktowych oraz, gdy ma to zastosowanie, tożsamości i danych kontaktowych swojego przedstawiciela,
  • danych kontaktowych Inspektora Ochrony Danych (jeżeli ma obowiązek korzystać z pracy takiego inspektora),
  • celach przetwarzania danych osobowych,
  • podstawie prawnej przetwarzania danych osobowych,
  • odbiorcach danych osobowych lub o kategoriach odbiorców, jeżeli istnieją,
  • zamiarze przekazania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej (jeżeli istnieje),
  • okresie, przez który dane osobowe będą przechowywane, a gdy nie jest to możliwe – o kryteriach ustalania tego okresu,
  • prawie tej osoby do żądania od administratora dostępu do danych osobowych dotyczących osoby, której dane dotyczą, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub o prawie do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także o prawie do przenoszenia danych,
  • prawie tej osoby do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem (w odniesieniu do danych, które są przetwarzane za zgodą),
  • prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego,
  • tym, czy podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym lub umownym lub warunkiem zawarcia umowy oraz czy osoba, której dane dotyczą, jest zobowiązana do ich podania i jakie są ewentualne konsekwencje niepodania danych,
  • zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu (jeżeli miałoby to miejsce).

Wskazówka: Ponieważ informacja z art. 13 RODO ma być podana osobie fizycznej na etapie pozyskiwania danych osobowych, może znaleźć się ona np.:

  • w ogłoszeniu o współpracę,
  • w zapytaniu o współpracę kierowanym do osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, zadanym poprzez dane kontaktowe zamieszczone na jej stronie internetowej,
  • w formularzu zgłoszeniowym służącym do składania aplikacji o zatrudnienie.

Wzór informacji o przetwarzaniu danych osobowych w związku z nawiązaniem umowy cywilnoprawnej – umowy zlecenia znajdziesz w najnowszym numerze Dokumentacji dla zaawansowanych: dokumentacjadlazaawansowanych.wip.pl.

Więcej na temat nowych zasad ochrony danych osobowych w zatrudnieniu przeczytasz w najnowszym numerze Dokumentacji dla zaawansowanych: dokumentacjadlazaawansowanych.wip.pl. Przetestuj BEZPŁATNIE!

Materiał Redakcyjny

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

30 najciekawszych pytań z prawa pracy

pobierz

Różnicowanie wynagrodzeń na takich samym stanowiskach

pobierz

Dokumentacja pracownicza

pobierz

Pracownik może krytykować decyzje szefa, ale nie jego osobę

pobierz

Polecane artykuły

Polecamy kancelarię:

  • Kancelaria Radcy Prawnego Małgorzata Suchecka

    al. Grunwaldzka 472D Lokal 1 Olivia Business Centre, Olivia Six (13. piętro), 80-309 Gdańsk

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Prawna Iurisco Edyta Przybyłek

    ul. Zgrzebnioka 28, 40-520 Katowice

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Marcin Majcherczyk

    ul. Stawowa 4 lok. 39, 41-200 Sosnowiec

    Wyświetl wizytówkę
  • Buszan Suchecka Orłowski Adwokat Radcowie Prawni Sp.p.

    ul. Armii Krajowej 22/2, 81-849 Sopot

    Wyświetl wizytówkę
  • THE N.E.W.S. LAW CENTER Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych

    ul. Kazachska 1/89, 02-999 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
  • adwokat Wojciech Rudzki - kancelaria adwokacka

    Józefa Piłsudskiego 40/4 Kraków 31 - 111

    Wyświetl wizytówkę
  • KANCELARIA ADWOKACKA Adwokat Michał Gajda

    ul. Księcia Bogusława X 1/3, 70-440 Szczecin

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Robert Dudkowiak

    ul. Jana Pawła II 11 lok. 5, 62-300 Września

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Adwokacka Adwokata Piotra Sęka

    ul. Narutowicza 44 lok. 20, 90-135 Łódź

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radców Prawnych ARVE M.Kusztan & R.Ponichtera Sp. K.

    ul. Czysta 4, 50-013 Wrocław

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Marek Foryś

    ul. Słupecka 9/1, Gdynia

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria MERITUM

    ulica Westerplatte 13/5, 31-033 Kraków

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Radosław Tymiński

    Łukowska 9 Lok. 126, 04-133 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
Array ( [docId] => 40943 )
Array ( [docId] => 40943 )


Array ( [docId] => 40943 )