Ułatwiaj sobie pracę
Jeżeli chcesz skutecznie zoptymalizować swój czas pracy, powinieneś śmiało sięgać po narzędzia, które Ci to ułatwią. W pierwszej kolejności powinieneś zadbać o uporządkowanie dokumentów. Nie ma nic bardziej rozpraszającego, a zarazem irytującego, niż poszukiwanie w komputerze pilnie potrzebnego pliku. Posegregowanie dokumentów w specjalne foldery oraz odpowiednie ich oznaczenie z pewnością sprawią, że zarządzanie posiadanymi danym stanie się łatwiejsze, a przede wszystkim mniej czasochłonne.
W swojej pracy, nie tylko w tej ściśle związanej z komputerem, wykorzystuj również szereg innych programów i aplikacji, które będą Ci ułatwiały wywiązywanie się z codziennych obowiązków. Automatyczne uzupełniacze formularzy czy skróty klawiszowe zostały stworzone dla konkretnego celu: aby skrócić czas wykonania niektórych czynności. Wykorzystuj je, a przekonasz się, że jesteś w stanie zaoszczędzić bardzo dużo czasu, który będziesz mógł wykorzystać na wykonanie innych zadań.
Trzymaj się planu działania
Z pewnością niejednokrotnie planowałeś sobie dzień pracy. Przyznaj jednak szczerze, czy w pełni przestrzegałeś zaplanowanego harmonogramu? Czy udało Ci się zrealizować wszystkie wyznaczone zadania? Większość osób planujących swój dzień pracy, nie wykonuje połowy wyznaczonych zadań. Wynika to z reguły z wystąpienia tzw. sytuacji dodatkowych, które zajmują skutecznie czas przeznaczony na główne zadania. Sytuacjami dodatkowymi są najczęściej zajęcia rozpraszające (np. przeglądanie internetu, rozmowy z kolegami).
Co zrobić, aby wyznaczony plan dnia został w pełni zrealizowany? W pierwszej kolejności rozsądnie zaplanuj dzień. Wykonanie dziesięciu pracochłonnych zadań w ciągu ośmiogodzinnego czasu pracy naprawdę nie jest możliwe. Zaplanuj dzień pracy tak, aby odpowiadał on czasowi, jaki możesz poświęcić na wywiązanie się z zawodowych obowiązków.
Drugą kwestią są tzw. przerywniki. Oczywiste jest, że nie samą pracą człowiek żyje i każdy potrzebuje chwilę odpoczynku od zawodowych zadań. Uwzględnij to w swoim planu dnia. Po każdym zadaniu daj zarezerwuj sobie ok. 5 minut na rozmowę z kolegą, sprawdzenie poczty czy inne zajęcie niezwiązane bezpośrednio z pracą. Pamiętaj jednak, aby surowo kontrolować czas, jaki przeznaczasz na przerwy. Krótki oddech od pracy z pewnością pozwoli Ci nabrać sił do kolejnego zadania, a tym samym nie będzie zbytnio zaprzątał Twojego cennego czasu.
