Akta osobowe – obok papierowych mogą być elektroniczne

Obecnie obowiązujące rozporządzenie z 28 maja 1996 r. nie wymaga wprost, aby akta osobowe pracowników były prowadzone w tradycyjnej pisemnej formie. Jednak obowiązek prowadzenia ich właśnie w tej formie wynika z faktu, że część dokumentów obowiązkowo przechowywanych w aktach osobowych wymaga zachowania formy pisemnej. Przykładowo umowa o pracę albo wniosek pracownika o indywidualny rozkład czasu pracy wymagają – zgodnie z przepisami Kodeksu pracy – zachowania formy pisemnej.

Zachowanie formy pisemnej oznacza, że dany dokument powinien być opatrzony własnoręcznym podpisem osoby składającej oświadczenie na dokumencie. Równoważne w skutkach prawnych z zachowaniem formy pisemnej jest złożenie oświadczenia w formie elektronicznej, ale tylko pod warunkiem, że jest ono opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Nie jest natomiast równoważne formie pisemnej „zwykłe” elektroniczne podpisanie się np. pod wysłanym mailem, bez specjalnego certyfikowanego podpisu elektronicznego, który w praktyce wykupuje się u dostawcy takiej usługi.

Ponadto rozporządzenie z 28 maja 1996 r. wymaga, aby dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych były ułożone w porządku chronologicznym i ponumerowane. Jest to trudne do zrealizowania w systemie informatycznym.

Żaden przepis prawny nie stoi jednak na przeszkodzie temu, aby obok akt osobowych pracowników w formie pisemnej dodatkowo prowadzić elektroniczny zbiór kopii dokumentów związanych ze stosunkiem pracy. Może to w niektórych przypadkach przynieść pracodawcy pewne korzyści. Jakie – o tym można przeczytać w styczniowym numerze „Doradcy Kadrowego”.