Jakie koszty ponosi pracodawca z tytułu pracy zdalnej?

Pracodawca przede wszystkim musi zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia pracy. Dotyczy to także urządzeń technicznych a także instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy - w tym właśnie technicznych. Do jego obowiązków należy także zagwarantowanie szkoleń i pomocy technicznej niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. 

Jeśli określonych materiałów lub narzędzi nie zapewnia pracodawca - strony mogą ustalić zasady wykorzystywania rzeczy pracownika. W takim przypadku pracownikowi będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny. Jego wysokość musi być ustalana z pracodawcą. Może on mieć charakter ryczałtu. 

Wśród obowiązków pracodawcy towarzyszących pracy zdalnej znajduje się pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem tej pracy jeśli zostały określone w porozumieniu, regulaminie, poleceniu czy porozumieniu czyli w aktach stanowiących podstawę świadczenia pracy. 

Szczegółowe zasady pokrywania tych kosztów przez pracodawcę oraz związane z tym kwestie techniczne mają stać się obowiązkowym elementem wewnątrzzakładowego porozumienia lub regulaminu, a jeśli takie nie zostały zawarte - porozumienia z pracownikiem. Ustawa wskazuje jedynie, że wysokość zwrotu kosztów powinna być ustalona na podstawie norm zużycia oraz cen rynkowych.  Przepisy Kodeksu pracy dają również możliwość wypłacania pracownikom ryczałtu. 

Ważne: Obowiązek pracodawcy dotyczący zwrotu kosztów obejmuje jedynie koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. 

Pracodawca nie musi uwzględniać np. kosztów zużycia wody, czy kosztów użytkowania powierzchni w domu. Może jednak uwzględnić takie koszty, jeśli takie zapisy wprowadzone zostaną do wewnątrzzakładowych aktów prawnych - porozumień czy regulaminów. 

Obowiązek pracodawcy dotyczący zwrotu kosztów nie rozszerza się na wyposażenie pracownika w odpowiednie biurko czy krzesło. To pracownik musi złożyć elektroniczne bądź papierowe oświadczenie o tym, że posiada odpowiednie warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. On też samodzielnie przeprowadza ocenę swoich warunków - rolą pracodawcy nie jest natomiast podważenie czy zweryfikowanie twierdzeń pracownika. 

• Krzesło dla pracownika zdalnego – czy to element wyposażenia stanowiska pracy zdalnej? 
• Warunki do pracy zdalnej – co kryje się pod tym pojęciem? 

Ważne: Wypłacany z tytułu pracy zdalnej zwrot kosztów bądź ryczałt - niezależnie czy dotyczy używania własnego sprzętu, czy kosztów energii elektrycznej i innych - nie stanowi przychodu w myśl ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.