Zaświadczenie lekarskie należy przechowywać w oryginale

Data: 30-04-2013 r.

Do teczki akt osobowych (część „B”) pracodawca powinien wpiąć oryginał zaświadczenia lekarskiego z badań okresowych.

Pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe.

Akta osobowe pracownika składają się z 3 części i obejmują:

  • w części A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie;
  • w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:
    • umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,
    • dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,
    • pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi w § 3 oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
    • oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych w art. 1891 Kodeksu pracy,


    • dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
    • dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
    • oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
    • dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,
    • pisma dotyczące udzielenia pracownikowi dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,
    • dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku określonym w art. 1867 Kodeksu pracy,
    • orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
    • umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
    • wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 Kodeksu pracy), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy),
    • wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
    • korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,
    • informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony;
  • w części C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:
    • oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
    • dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11 Kodeksu pracy) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),
    • kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
    • potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego),
    • umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
    • orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

Przechowywanie w aktach osobowych odpisów lub kopii składanych przez pracownika dokumentów, dotyczy dokumentów będących jego własnością, czyli głównie świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy, czy dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, które pracownik przedstawia ubiegając się o zatrudnienie. Wymóg ten wynika stąd, że akta osobowe danego pracownika pozostają cały czas w firmie podczas, gdy pracownik korzysta z tych samych dokumentów szukając już nowej pracy. Nie można mu więc ich zabrać.

Nieco inaczej natomiast wygląda sprawa zaświadczenia lekarskiego. Na badania profilaktyczne kieruje bowiem pracownika pracodawca i to on ponosi ich koszty. Można więc uznać, że uzyskane w wyniku badań zaświadczenie należy do pracodawcy i jest mu niezbędne, aby móc dopuścić pracownika do pracy. Dlatego też do akt osobowych należy wpiąć oryginał zaświadczenia, a pracownik otrzymuje jego kopię.

Opinie czytelników

Dodawanie komentarzy tylko dla zalogowanych użytkowników

Polecane artykuły

Zobacz także

Statystyczna karta wypadków – wzór dokumentu

pobierz

Protokół powypadkowy – wzór dokumentu

pobierz

Rejestr wypadków przy pracy – wzór dokumentu

pobierz

Informacje świadka wypadku przy pracy – wzór dokumentu

pobierz

Polecamy

1331