Tworząc plan urlopów, pracodawca ma pewność, że urlopy będą wykorzystywane zgodnie z planem. Nie będzie potrzeby każdorazowego uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopów.
Gdy nie ma planu – wniosek urlopowy
W przypadku gdy pracodawca nie tworzy planu urlopów, pracownikom są udzielane urlopy wypoczynkowe na ich wniosek, po porozumieniu się z pracodawcą co do terminu rozpoczęcia i zakończenia urlopu. Pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo.
Przykład:
Pracownik nabył prawo do 26 dni urlopu z dniem 1 stycznia (nie jest to jego pierwsza praca i jest zatrudniony na czas nieokreślony). W dniu 1 lutego złożył pracodawcy wniosek o udzielenie mu 10 dni urlopu. Pracownik ma prawo złożyć taki wniosek, a pracodawca, jeżeli nieobecność pracownika nie zakłóci toku pracy, powinien udzielić mu urlopu.
Okres na jaki tworzy się dokument
Przepisy prawa pracy nie określają, na jaki okres ma zostać ustalony plan urlopów. W praktyce najczęściej spotyka się plany urlopów sporządzane na cały rok kalendarzowy. Nie ma jednak przeszkód, aby pracodawca sporządził je na okresy krótsze niż rok, np. na pół roku, na kwartał.
Wprowadzenie planu
Przepisy nie określają terminu na ustalenie planu. Jednak powinien on zostać utworzony i podany do wiadomości pracowników najpóźniej na dzień przed datą, od jakiej plan ma obowiązywać.
Przykład:
Pracodawca tworzy plan urlopów na rok. W takiej sytuacji musi on być gotowy i podany do wiadomości pracowników najpóźniej ostatniego dnia roboczego firmy w roku poprzedzającym rok, na który ustalono plan. A zatem, jeśli plan ma obowiązywać od 1 stycznia danego roku, to musi zostać podany do wiadomości pracowników najpóźniej 31 grudnia roku poprzedniego, o ile jest to dzień roboczy w firmie. Pracownicy mają bowiem prawo rozpocząć wykorzystywanie urlopu wypoczynkowego, począwszy od pierwszego dnia roku kalendarzowego, na który stworzono plan urlopów.
Jeśli natomiast plan urlopów pracodawca sporządza kwartalnie, to wówczas powinien on zostać podany pracownikom do wiadomości najpóźniej ostatniego dnia roboczego przed rozpoczęciem okresu (kwartału), na jaki plan ma obowiązywać.
Podanie do wiadomości pracowników
Plan urlopów należy ustalić odpowiednio wcześnie i podać do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w firmie. Można wywiesić go na tablicy informacyjnej lub rozesłać do wiadomości pracowników wewnętrzną pocztą lub e-mailem. Można również umieścić plan urlopów w wewnętrznej sieci internetowej firmy – intranecie. Sposób podawania do wiadomości pracowników ważnych dla nich informacji, np. planu urlopów, trzeba określić w przepisach wewnątrzzakładowych (regulamin pracy) albo w umowach o pracę (gdy pracodawca nie ustala regulaminu pracy).
W przeciwnym razie pracodawca będzie musiał każdorazowo podawać do wiadomości wszystkie informacje pracownikom, dbając o potwierdzenie (najlepiej pisemne), że pracownicy zostali z nimi zapoznani.
Umieszczenie zapisu w regulaminie/umowie o pracę o sposobie podawania
informacji do wiadomości pracowników zobowiązuje pracownika do
zapoznania się z informacjami umieszczonymi w danym miejscu oraz stwarza
domniemanie, że pracownik się je przeczytał. Pracodawca nie ma wówczas
obowiązku dodatkowo zawiadamiać pracownika o ustaleniu planu urlopów i
umieszczeniu go np. na tablicy informacyjnej.
Podstawa prawna:
- art. 153, art. 1552a, art. 158, art. 161– 168, art. 1821 § 6, art. 1823, art. 183, art. 205 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.),
- art. 35 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (tekst jedn.: Dz.U. z 2001 r. nr 79, poz. 854, ze zm.).
Autor: Katarzyna Wrońska-Zblewska, prawnik, specjalista prawa pracy
Opracowanie redakcyjne: Michał Tomaszewski
Zobacz także:
