Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, który ustala pracodawca. Ustalając plan urlopów pracodawca bierze pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planu nie trzeba ustalać, jeśli zgodzi się na to zakładowa organizacja związkowa, lub jeśli nie działa ona w danym zakładzie.
W planie urlopów nie uwzględnia się 4 dni urlopu na żądanie. Należy zatem zaplanować odpowiednio 22 dni urlopu wypoczynkowego – w przypadku pracowników zatrudnionych dłużej niż 10 lat lub 16 dni – dla pracowników o stażu krótszym niż 10 lat (w obu przypadkach wymiar ten dotyczy pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy).
Co istotne, w planie urlopów uwzględnia się tylko okres zatrudnienia pracownika w danym roku kalendarzowym. Oznacza to, że w wypadku umów na czas określony czy umów na zastępstwo, gdzie stosunek pracy wygaśnie w trakcie roku, plan urlopów obejmuje urlop wypoczynkowy przysługujący tylko do dnia, w którym ma ustać stosunek pracy – czyli urlop proporcjonalny.
