Zgodnie z kodeksem pracy art. 25 § 1 kodeksu pracy umowa na zastępstwo jest to umowa, która zawarta zostaje, jeżeli zachodzi konieczność zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Pracodawca może w tym celu zatrudnić innego pracownika na podstawie umowy o pracę na czas określony, obejmujący czas tej nieobecności. Przez usprawiedliwioną nieobecność w pracy rozumie się w tym przypadku wszystkie okresy zawieszenia obowiązku świadczenia pracy niezawinione przez pracownika.
Z kodeksu pracy wynika, że pracodawca może zawrzeć z jednym pracownikiem nieograniczoną liczbę kolejnych umów na zastępstwo. Ważne jest, by istniała faktyczna potrzeba zastępstwa nieobecnego pracownika. Nie obowiązuje więc reguła dotycząca umów na czas określony, w myśl której trzecia kolejna umowa przekształca się z mocy prawa w umowę na czas nieokreślony pod warunkiem, że strony stosunku pracy zawarły poprzednio dwukrotnie umowę o pracę na czas określony na następujące po sobie okresy, jeżeli przerwa między rozwiązaniem poprzedniej a nawiązaniem kolejnej umowy nie przekroczyła jednego miesiąca.
Celem umowy na zastępstwo jest zapewnienie przez pracodawcę ciągłości zatrudnienia w sytuacji usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy. Umowa na zastępstwo danego pracownika nie jest odrębnym rodzajem umowy o pracę, ale specyficznym rodzajem umowy na czas określony.
