Jednolite pliki kontrole w podmiotach leczniczych – poznaj najnowsze zmiany

W 2018 roku u tzw. czynnych podatników VAT obowiązkowe będzie:

• comiesięczna wysyłka elektronicznie (z wykorzystaniem bezpiecznego podpisu elektronicznego) plików JPK_VAT,
• okresowa (miesięczna lub kwartalna - w zależności od przyjęte okresu rozliczeniowego) wysyłka elektronicznie deklaracji VAT,
• w przypadku przychodni prowadzących księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych - wysyłanie na żądanie organów skarbowych elektronicznie lub na informatycznych nośnikach danych (pen-drive, CD, dysk przenośny) – plików JPK obejmujących księgi rachunkowe, wyciągi bankowe, składniki magazynowe, faktury VAT, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencję przychodów.

Przychodnia, która prowadziłaby wyłącznie działalność zwolnioną z VAT, nie musi składać raportów JPK_VAT. Jeśli będzie prowadzić działalność mieszaną – podlega w pełni pod ten obowiązek. Niezależnie od rozliczeń VAT, wszystkie placówki medyczne muszą natomiast na żądanie organów skarbowych udostępniać w formie elektronicznej pozostałe ewidencje i dokumenty księgowe oraz okresowe wyciągi bankowe.

Dodatkowy obowiązek, jaki zgodnie z projektami zmian w przepisach podatkowych obciąży placówki medyczne od 1 września 2017 r., będzie polegać na codziennym przekazywaniu wyciągów z rachunków bankowych w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego. Realizowany on będzie jednak w większości przypadków pośrednio, za pośrednictwem banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, jeśli jednostka ta ma siedzibę w Polsce. Żeby raportowanie odbywało się zgodnie z nowymi przepisami, placówka medyczna będzie musiała sporządzić pisemne upoważnienie dla banku. Natomiast w przypadku przychodni i innych jednostek mających rachunek bankowy w banku, który nie ma przedstawicielstwa w Polsce, codzienne pliki JPK_WB z danymi z rachunków bankowych będą musieli sporządzać i przesyłać bezpośrednio przedsiębiorcy.

Ostatnie miesiące wskazują, że podatnicy popełniają wiele błędów, które do tej pory były bardzo rzadko przedmiotem dogłębnych dociekań administracji. Jednak ze względu na to, że obecnie kontrola JPK odbywa się przy wykorzystaniu narzędzi elektronicznych, nieprawidłowości są odnajdywane w przygotowywanej dokumentacji prościej niż do tej pory.

1. Porównanie danych z deklaracji i plików JPK generowanych przez księgowość jednostki

Należy przede wszystkim pamiętać, że dane ujmowane w deklaracji VAT są odzwierciedleniem sum poszczególnych rodzajów czynności, jakie raportowane są w pliku JPK_VAT. Podstawowym zadaniem podatnika jest, choć wydaje się to oczywiste, wysyłka plików oraz deklaracji VAT w jednakowych kwotach. Podatnicy muszą raportować JPK_VAT co miesiąc niezależnie od przyjętej zasady częstotliwości rozliczeń podatku. W efekcie u podmiotów opłacających VAT kwartalnie deklaracje wysyłane muszą być raz na kwartał, a kwoty w nich wskazane muszą być sumą miesięcznych raportów JPK.

Podobnie w jednostkach stosujących miesięczne okresy rozliczeniowe nie ma obowiązku jednoczesnego składania deklaracji oraz wysyłania raportów JPK. Również zatem w tym przypadku, przed wysyłką powinny być poddane kontroli zbiorcze kwoty wskazywane w przesyłanych następnie do organów skarbowych informacjach. Jako że ewidencja VAT powinna zawierać dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej, to powinny być w niej uwzględniane faktury (dokumenty sprzedaży i nabycia), które mają wpływ na rozliczenie podatku należnego i naliczonego wykazane w deklaracji podatkowej za ten sam okres. Rozbieżności są automatycznie traktowane jako odstępstwo od reguły i poddawane szczegółowej weryfikacji.

2. Zaokrąglanie kwot w raportach JPK

Odmiennie niż ma to miejsce w dekla racji VAT, kwoty w JPK_VAT raportowane są w złotych i groszach, bez zaokrągleń. W efekcie kwot z raportu ani z poszczególnych transakcji w nim ujętych nie należy zaokrąglać.

3. Sprzedaż na rzecz konsumentów, raporty fiskalne

Jednostka medyczna przygotowując JPK musi uwzględnić nie tylko dane z faktur, ale wszelkie inne dokumenty potwierdzające obowiązek zapłaty lub odliczenia VAT. W efekcie jednym z elementów są dane o sprzedaży z kasy fiskalnej, przedstawiane zbiorczo na podstawie raportu fiskalnego okresowego.

Należy również pamiętać od jednokrotnym ujmowaniu transakcji, dla których po zaewidencjonowaniu na kasie rejestrującej dochodzi do wystawienia faktury. Przypadek taki ma miejsce w szczególności ze względu na rozliczanie przez kupującego wydatków za porady medyczne, konsultacje czy zabiegi i leki w ramach ulgi rehabilitacyjnej w podatku dochodowym od osób fizycznych. Faktury wystawione do paragonów ujętych w VAT_JPK raportem zbiorczym, nie powinny być dodatkowo wprowadzane do JPK_VAT. Dzieje się to pomimo tego, że faktura będzie zawierać dane kontrahenta, a paragon takich informacji jest pozbawiony. Niedopuszczalne jest natomiast korygowanie raportów kasowych i usuwanie z nich transakcji w celu wystawiania faktury dotyczącej tej samej czynności na rzecz przedsiębiorcy. Jeżeli sprzedaż dokonano pierwotnie na rzecz konsumenta i wystawiono na jego rzecz paragon, to wystawienie faktury do tej transakcji dopuszczalne jest wyłącznie na rzecz tej samej osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub na rzecz rolnika ryczałtowego.

Jeżeli jednostka prowadzi wyłącznie działalność zwolnioną z VAT, to nie musi raportować sprzedaży na rzecz konsumentów. Nie zmienia to jednak obowiązku uwzględniania sprzedaży na kasie rejestrującej. Taką ewidencję, bez prawa do korzystania ze zwolnienia z instalacji kasy fiskalnej stosuje się w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, z wyłączeniem usług świadczonych osobiście przez osoby niewidome, z orzeczeniem o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, które prowadzą samodzielnie działalność gospodarczą lub zatrudniają wyłącznie jednego pracownika niewidomego z orzeczeniem o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności.