Zadania z zakresu kontroli zarządczej w przedszkolu można delegować

Zalecenie dotyczące delegowania uprawnień do podejmowania decyzji zostało uwzględnione w załączniku do komunikatu nr 23 Ministra Finansów w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych. Zgodnie ze standardem A. 4 zalecane jest:

• delegowanie uprawnień do podejmowania decyzji, zwłaszcza tych o bieżącym charakterze,
• precyzyjne określenie zakresu uprawnień delegowanych poszczególnym osobom zarządzającym lub pracownikom,
• dopasowanie zakresu delegowanych uprawnień do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego,
• potwierdzanie podpisem delegowanych uprawnień.

Delegowanie uprawnień, najkrócej rzecz ujmując, to cedowanie praw, jak również odpowiedzialności. Dyrektor, przekazując zadania do wykonania, przekazuje także odpowiedzialność za ich realizację, pozostawiając pracownikom pewną swobodę i samodzielność w podejmowaniu decyzji (co do wyboru środków, metod, narzędzi itp.).

W praktyce oświatowej delegowanie uprawnień ma postać ograniczoną, ponieważ trudno tu mówić o pełnej odpowiedzialności pracownika. Specyfika przedszkola sprawia, że mimo przekazania części odpowiedzialności, to i tak za całokształt pracy odpowiada dyrektor – stąd konieczność monitorowania i nadzorowania realizacji wyznaczonych celów i zadań ze strony dyrektora.

Regułą jest, że zawsze delegować możemy zadania o mniejszej wadze, pilne, rutynowe, niewiążące się z konsekwencjami finansowymi. Tego typu delegowania pozwalają odciążyć dyrektora przedszkola od czynności powtarzalnych.

Do realizacji kontroli zarządczej w danym roku wyznacza się corocznie zespoły zadaniowe, np. w obszarze działalności dydaktyczno-wychowawczej. Zespoły takie powołuje się zarządzeniem dyrektora przedszkola. Natomiast regulamin kontroli zarządczej określa m.in. stałe zespoły specjalistyczne wykonujące coroczne zadania z danego obszaru, np.:

• organizacja i zarządzanie,
• obsługa kadrowo-księgowa,
• bezpieczeństwo dzieci i pracowników,
• wyżywienie,
• bezpieczeństwo systemów informatycznych.

Praca zespołów powinna być objęta nadzorem dyrektora – zespoły przedstawiają dyrektorowi w określonych zarządzeniem terminach:

• dokumentację zarządzania ryzykiem,
• sprawozdania uwzględniające wskaźniki realizacji zadań (w tym do wiadomości rady pedagogicznej),
• raporty półroczne i roczne.

Delegować nie należy zadań strategicznych, o wysokim ryzyku lub poufnych. W zakresie kontroli zarządczej niedopuszczalne jest, by pracownik przedszkola był upoważniony do złożenia oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w placówce lub złożenia sprawozdania z jej wykonania. Nie można również scedować odpowiedzialności za stan kontroli zarządczej na pracowników przedszkola – pamiętamy, że za całokształt działań odpowiada dyrektor przedszkola.

Przedszkole musi prowadzić rejestr udzielanych upoważnień i pełnomocnictw w celu sprawnego administrowania. Brak takich dokumentów znacznie utrudnia dyscyplinowanie pracowników i powoduje ich małe angażowanie się w sprawy przedszkola. Obniżona efektywność podwładnych może spotkać się z zarzutem marnotrawienia pieniędzy publicznych (wynagradza się nieefektywnych).