Pieczęć urzędową, mającą regulację ustawową należy odróżnić od zwykłej pieczątki urzędu, która nie wymaga urzędowej mocy stempla. Pieczęć urzędowa zaś to: pieczęć metalowa, tłoczona okrągła zawierająca pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła RP, a w otoku napis odpowiadający nazwie podmiotu uprawnionego do jej używania. Umieszczana jest na dokumentach szczególnej wagi takich jak:
- świadectwa,
- legitymacje szkolne,
- sprostowanie błędu i oczywistej omyłki w treści świadectwa, w arkuszu ocen,
- duplikaty,
- zaświadczenia,
- kopie świadectw, gdy dyrektor poświadcza zgodność kopii z oryginałem świadectwa,
- akty nadania stopnia nauczyciela kontraktowego.
W szkole używa się pieczęci:
1. urzędowych okrągłych:
- o średnicy 36 mmm – do tuszu,
- o średnicy 20 mm – do tuszu,
2. służbowych:
- firmowych podłużnych zawierających zapis nazwy szkoły i informacje ważne na dokumentach (telefon, adres e-mail, NIP, Regon itp.),
- imiennych: zawierających nazwę stanowiska/ funkcję, imię i nazwisko oraz miejsce do podpisu,
- imiennych „z up. dyrektora”,
- imiennych „p.o. dyrektora”,
3. pomocniczych, które zastępują wpisywanie często używanych tekstów, np.
- za zgodność z oryginałem,
- datowniki,
- numeratory.
Pieczęć urzędową o średnicy 36 mm umieszcza się na:
- świadectwach i innych drukach szkolnych,
- dokumencie potwierdzającym akt nadania stopnia awansu zawodowego nauczyciela kontraktowego.
Pieczęcią urzędową o średnicy 20 mm opatruje się legitymacje szkolne i świadectwa - w miejscach przeznaczonych na fotografię. Używa się mniejszej pieczęci ze względu na szczupłość miejsca (długość nazwy szkoły można podać w postaci skróconej).
Osoby uprawnione do używania pieczęci:
- urzędowych o średnicy 36 mm – specjalista ds. kancelaryjnych, dyrektor szkoły,
- urzędowych o średnicy 20 mm – specjalista ds. kancelaryjnych, dyrektor szkoły,
- firmowych - specjalista ds. kancelaryjnych, dyrektor szkoły,
- imiennych – dyrektor szkoły, wicedyrektorzy, główny księgowy, kierownik szkolenia praktycznego, specjalista ds. kancelaryjnych itp.,
- imiennych „z up. dyrektora” – osoba, która działa w granicach indywidualnego upoważnienia,
- imiennych „p.o. dyrektora” – osoba, której czasowo powierzono pełnienie obowiązków dyrektora szkoły,
- pomocniczych niezbędnych do uproszczenia pracy biurowej poszczególnych osób – pracownicy administracji.
Podstawa prawna:§ 11 ust. 1 pkt 5, § 13 ust. 2, § 23 – 25 rozporządzenia rady ministrów z 7 grudnia 1955 r. w sprawie tablic i pieczęci urzędowych (Dz.U. z 1955 r. nr 47, poz. 316 ze zm.).
