Przekazywanie akt do składnicy akt w 3 krokach

Autor: Lucyna Gromiec
Data: 24-05-2016 r.

Okres, po upływie którego dokumenty należy przekazać do archiwum lub składnicy akt jest  określony w instrukcji kancelaryjnej obowiązującej w przedszkolu. Przedszkola najczęściej gromadzą akta w składnicy akt, ich przekazywanie musi być zgodne z procedurami.

Akta spraw zakończonych, po upłynięciu okresu przechowania w komórce organizacyjnej, w której zostały wytworzone, należy przekazać do archiwum lub składnicy akt. Przekazywane dokumenty muszą zostać odpowiednio uporządkowane, w przeciwnym razie pracownik składnicy nie potwierdzi swoim podpisem ich przyjęcia.

KROK 1.: Uporządkowanie i spisanie akt

Wszystkie dokumenty przekazywane do składnicy akt przedszkola wymagają starannego uporządkowania i spisania. Za czynności te odpowiada pracownik komórki, w której powstały. Podział akt na klasy i kategorie archiwalne zawiera Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt, będący załącznikiem do Instrukcji Kancelaryjnej przedszkola.

1. Porządkowane dokumentacji archiwalnej (akta kategorii A):

  • dokumenty układa się sprawami w kolejności liczb porządkowych spraw,
  • w ramach spraw dokumenty układa się alfabetycznie,

b) usunięcie wszystkich metalowych elementów (spinaczy, zszywek, klamerek) oraz foliowych obwolut,

d) zamieszczenie dokumentów w teczkach wiązanych – w jednej teczce mogą znajdować się tylko akta zakwalifikowane do tej samej kategorii archiwalnej,

e) opisanie teczek zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej: nazwa przedszkola, nazwa komórki organizacyjnej, w której wytworzono dokumenty, kategoria archiwalna, tytuł odzwierciedlający zawartość teczki, roczne daty krańcowe.

a) zamieszczenie dokumentów w teczkach wiązanych,

  • opisanie teczek zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej: nazwa przedszkola, nazwa komórki organizacyjnej, w której wytworzono dokumenty, kategoria archiwalna, tytuł odzwierciedlający zawartość teczki, roczne daty krańcowe.

Spisy zdawczo-odbiorcze należy sporządzić oddzielnie dla:

  • archiwalnych akt kategorii A – w czterech egzemplarzach (jeden egzemplarz przeznaczony jest dla komórki przekazującej akta),
  • niearchiwalnych akt kategorii B – w trzech egzemplarzach (jeden egzemplarz przeznaczony jest dla komórki przekazującej akta).
  • rubryki od 1 do 6 – wypełnia komórka organizacyjna przekazująca akta,
  • rubryki od 7 do 8 – wypełnia pracownik składnicy akt.

Akta należy spisać w takiej kolejności, w jakiej występują w wykazie akt, ich kolejność powinna mieć porządek logiczny. Każdy spis zdawczo-odbiorczy musi zostać podpisany przez dyrektora przedszkola lub szkoły oraz kierownika komórki, która przekazuje akta. Numer spisu nadaje pracownik składnicy akt.          

KROK 3.: Przeniesienie odpowiedzialności na pracownika składnicy

Akta zostaną przyjęte do składnicy, jeżeli nie stwierdzi się uchybień w ich przygotowaniu do przekazania oraz nieprawidłowości w przygotowanych spisach zdawczo-odbiorczych. W chwili przyjęcia na końcu spisu kierownik składa podpis i zobowiązuje się do właściwego zabezpieczenia i przechowywania dokumentów.

Obowiązku wdrażania systemu kontroli zarządczej nie mają przedszkola niepubliczne, które nie są jednostkami sektora finansów

Lucyna Gromiec, konsultant w Pracowni Doskonalenia Kadry Kierowniczej Oświaty i Doradztwa Metodycznego Świętokrzyskiego Centrum Doskonalenia Nauczycieli w Kielcach

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Polecamy kancelarię:

Array ( [docId] => 39032 )
Array ( [docId] => 39032 )

Array ( [docId] => 39032 )