Sprawdź czy właściwie wypełniasz obowiązki związane z archiwizacją dokumentacji w przedszkolu

Autor: Patryk Kuzior
Data: 23-01-2018 r.

Przedszkola wytwarzają i przetwarzają rozmaite dokumenty, co powoduje konieczność uwzględnienia zasad postępowania z tymi dokumentami, w tym także zasad ich archiwizacji. Upewnij się, że w Twoim przedszkolu sposób postępowania z dokumentacją jest prawidłowy.

Dyrektor przedszkola ponosi odpowiedzialność za właściwe prowadzenie i przechowywanie dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz za wydawanie przez przedszkole dokumentów zgodnych z posiadaną dokumentacją. Nie budzi wątpliwości, że pod pojęciem przechowywania mieści się także dbałość o właściwe jej porządkowanie, w tym także archiwizowanie teczek obejmujących poszczególne kategorie spraw i ich roczniki.

Całość dokumentacji niearchiwalna

Właściwy proces archiwizacji determinują w głównej mierze przepisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Wszelka dokumentacja dzieli się na:

  • dokumentację stanowiącą materiały archiwalne – przekazywana niezwłocznie po upływie 25 lat od jej wytworzenia do właściwego archiwum państwowego, o ile organ lub jednostka organizacyjna nie przekazały wcześniej materiałów archiwalnych do archiwum państwowego,
  • dokumentacja inna niż wymieniona, a więc dokumentacja niearchiwalna – może ulec brakowaniu, za zgodą dyrektora właściwego archiwum państwowego, chyba że zgoda ta nie jest wymagana.

Dokumentacja niearchiwalna może być brakowana po upływie okresu jej przechowywania, określonego w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji oraz po uznaniu przez organ lub jednostkę organizacyjną, że dokumentacja niearchiwalna utraciła dla nich znaczenie, w tym wartość dowodową.

Zasady postępowania z dokumentacją określa ustawa

Wypada zaznaczyć, że dokumentacja powstająca w przedszkolach zalicza się w całości do dokumentacji niearchiwalnej, co jest o tyle dobrą wiadomością, że przedszkolu odpada współpraca z archiwum państwowym w zakresie przekazywania dokumentacji. Nie oznacza to jednak, że w gromadzonej w przedszkolu dokumentacji panować ma nieporządek, a narastająca z każdym rokiem dokumentacja nie powinna być archiwizowana. Postępowanie z dokumentacją przebiegu nauczania i i działalności wychowawczo-opiekuńczej powinno być zgodne z zasadami określonymi w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

3 procedury dotyczące dokumentacji przedszkolnej

Przedszkola gminne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą:

  • powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw,
  • nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji, w sposób, o którym mowa w pkt 1.

Zapewnieniu realizacji wymienionych wyżej obowiązków służą ustalone przez dyrektora przedszkola w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych:

  1. instrukcja kancelaryjna określająca szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych,
  2. jednolity rzeczowy wykaz akt, który określa klasy, według których w jednostce grupuje się jednolicie, w systemie dziesiętnym, powstającą i gromadzoną dokumentację oraz ustala dla dokumentacji kwalifikację archiwalną,
  3. instrukcja organizacji i zakresu działania składnicy akt.

Kwalifikacja archiwalna akt

Dokumentacja przedszkolna ma charakter dokumentacji niearchiwalnej, są to akta o wartości użytkowej dla danej jednostki organizacyjnej. W konsekwencji więc dokumentację dla celów archiwalnych oznacza się symbolem „kat. B” z dodaniem liczb arabskich (np. B2, B5, B20, B25, B50), przy czym liczby te oznaczają okres przechowywania wyrażony liczbą lat przechowywania.

Sprawdź, które dokumenty poddać brakowaniu

Choć przepisy nie ustanawiają wprost takiego obowiązku, dobrą praktyką jest dokonanie analizy w każdym kolejnym roku, dla których akt skończył się już okres obowiązkowego przechowywania i czy można dokonać brakowania oraz zamknięcia kolejnych roczników w ramach poszczególnych kategorii spraw. Zasadą jest, że okres obowiązkowego przechowywania liczy się od 1 stycznia następnego roku po ostatecznym załatwieniu danej sprawy.

Dokumenty zawierające dane osobowe lub poufne informacje dotyczące przedszkola należy zniszczyć – nie powinny być przekazywane do skupu makulatury.


dr Patryk Kuzior

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Polecamy kancelarię:

  • Kancelaria Radcy Prawnego Małgorzata Suchecka

    al. Grunwaldzka 472D Lokal 1 Olivia Business Centre, Olivia Six (13. piętro), 80-309 Gdańsk

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Prawna Iurisco Edyta Przybyłek

    ul. Zgrzebnioka 28, 40-520 Katowice

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Marcin Majcherczyk

    ul. Stawowa 4 lok. 39, 41-200 Sosnowiec

    Wyświetl wizytówkę
  • Buszan Suchecka Orłowski Adwokat Radcowie Prawni Sp.p.

    ul. Armii Krajowej 22/2, 81-849 Sopot

    Wyświetl wizytówkę
  • THE N.E.W.S. LAW CENTER Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych

    ul. Kazachska 1/89, 02-999 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
  • adwokat Wojciech Rudzki - kancelaria adwokacka

    Józefa Piłsudskiego 40/4 Kraków 31 - 111

    Wyświetl wizytówkę
  • KANCELARIA ADWOKACKA Adwokat Michał Gajda

    ul. Księcia Bogusława X 1/3, 70-440 Szczecin

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Robert Dudkowiak

    ul. Jana Pawła II 11 lok. 5, 62-300 Września

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Adwokacka Adwokata Piotra Sęka

    ul. Narutowicza 44 lok. 20, 90-135 Łódź

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radców Prawnych ARVE M.Kusztan & R.Ponichtera Sp. K.

    ul. Czysta 4, 50-013 Wrocław

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Marek Foryś

    ul. Słupecka 9/1, Gdynia

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria MERITUM

    ulica Westerplatte 13/5, 31-033 Kraków

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Radosław Tymiński

    Łukowska 9 Lok. 126, 04-133 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
Array ( [docId] => 40846 )
Array ( [docId] => 40846 )

Array ( [docId] => 40846 )