Sprawdź czy właściwie wypełniasz obowiązki związane z archiwizacją dokumentacji w przedszkolu

Autor: Patryk Kuzior
Data: 23-01-2018 r.

Przedszkola wytwarzają i przetwarzają rozmaite dokumenty, co powoduje konieczność uwzględnienia zasad postępowania z tymi dokumentami, w tym także zasad ich archiwizacji. Upewnij się, że w Twoim przedszkolu sposób postępowania z dokumentacją jest prawidłowy.

Dyrektor przedszkola ponosi odpowiedzialność za właściwe prowadzenie i przechowywanie dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz za wydawanie przez przedszkole dokumentów zgodnych z posiadaną dokumentacją. Nie budzi wątpliwości, że pod pojęciem przechowywania mieści się także dbałość o właściwe jej porządkowanie, w tym także archiwizowanie teczek obejmujących poszczególne kategorie spraw i ich roczniki.

Całość dokumentacji niearchiwalna

Właściwy proces archiwizacji determinują w głównej mierze przepisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Wszelka dokumentacja dzieli się na:

  • dokumentację stanowiącą materiały archiwalne – przekazywana niezwłocznie po upływie 25 lat od jej wytworzenia do właściwego archiwum państwowego, o ile organ lub jednostka organizacyjna nie przekazały wcześniej materiałów archiwalnych do archiwum państwowego,
  • dokumentacja inna niż wymieniona, a więc dokumentacja niearchiwalna – może ulec brakowaniu, za zgodą dyrektora właściwego archiwum państwowego, chyba że zgoda ta nie jest wymagana.

Dokumentacja niearchiwalna może być brakowana po upływie okresu jej przechowywania, określonego w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji oraz po uznaniu przez organ lub jednostkę organizacyjną, że dokumentacja niearchiwalna utraciła dla nich znaczenie, w tym wartość dowodową.

Zasady postępowania z dokumentacją określa ustawa

Przedszkola gminne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą:

  • powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw,
  • nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji, w sposób, o którym mowa w pkt 1.
  1. instrukcja kancelaryjna określająca szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych,
  2. jednolity rzeczowy wykaz akt, który określa klasy, według których w jednostce grupuje się jednolicie, w systemie dziesiętnym, powstającą i gromadzoną dokumentację oraz ustala dla dokumentacji kwalifikację archiwalną,
  3. instrukcja organizacji i zakresu działania składnicy akt.

Kwalifikacja archiwalna akt

Dokumentacja przedszkolna ma charakter dokumentacji niearchiwalnej, są to akta o wartości użytkowej dla danej jednostki organizacyjnej. W konsekwencji więc dokumentację dla celów archiwalnych oznacza się symbolem „kat. B” z dodaniem liczb arabskich (np. B2, B5, B20, B25, B50), przy czym liczby te oznaczają okres przechowywania wyrażony liczbą lat przechowywania.

Sprawdź, które dokumenty poddać brakowaniu


dr Patryk Kuzior

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Polecamy kancelarię:

Array ( [docId] => 40846 )
Array ( [docId] => 40846 )

Array ( [docId] => 40846 )