Za ustalenie szczegółowych warunków przyznawania dodatku motywacyjnego oraz ustalenie jego wysokości odpowiada organ prowadzący szkołę będący jednostką samorządu terytorialnego. Dyrektor szkoły nie ma kompetencji do przyznawania dodatku motywacyjnego, tak samo jak nie odpowiada on za wynagrodzenie nauczyciela. Przekazuje on jedynie informację o nauczycielach i ich osiągnięciach do organu prowadzącego szkołę. Organem prowadzącym jest rada gminy, rada powiatu lub sejmik województwa.
Dodatek motywacyjny w regulaminie wynagradzania nauczycieli
Organ prowadzący szkołę ma obowiązek sporządzenia regulaminu wynagradzania nauczycieli, w którym zostaną określone m.in. zasady przyznawania dodatku motywacyjnego oraz jego wysokość. Warunki otrzymania dodatku motywacyjnego należy określić precyzyjnie, aby wyeliminować możliwość wprowadzenia uznaniowości w zakresie jego przyznawania.
Zasady te stanowią doprecyzowanie wskazań określonych w art. 6 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli, ogólnych warunków przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagradzania za pracę w dniu wolnym od pracy.
Dodatek motywacyjny do wynagrodzenia nauczyciela nie może być przyznawany ze względu na staż zatrudnienia w danej szkole lub zatrudnienia w ogóle. Nie wynika również ze stopnia awansu zawodowego nauczyciela. Przesłanką do jego przyznania jest spełnienie warunków określonych w art. 6 rozporządzenia o wynagrodzeniach nauczycieli, doprecyzowane w regulaminie sporządzonym przez organ prowadzący.