Upoważnienie do przetwarzania danych dla każdego nauczyciela

Za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej (art. 6 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych). Z całą pewnością szkoły i placówki oświatowe gromadzą tego typy dane – uczniów, ich rodziców i opiekunów prawnych, pracowników i innych osób współpracujących. Przykładowo nauczyciele gromadzą i przetwarzają dane osobowe zawarte w dziennikach zajęć lekcyjnych i pozalekcyjnych, arkuszach ocen, ewidencji bibliotecznej, ewidencji świadectw itd.

Z kolei do przetwarzania danych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienie nadane przez administratora danych (art. 37 ww. ustawy). Administratorem danych w szkole i placówce oświatowej jest jej dyrektor, zatem to on nadaj nauczycielom i innym pracownikom upoważnienia do danych osobowych. Oznacza to, że każdy nauczyciel a także inni pracownicy szkoły, którzy mają dostęp do danych osobowych powinni posiadać stosowne upoważnienia.

Przepisy nie wskazują treści upoważnienia, ale w praktyce powinno ono określać:

1. podstawę prawną – art. 37 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.),
2. dane osoby, której nadawane jest upoważnienie,
3. stanowisko pracy, z którym związane jest przetwarzanie danych osobowych,
4. okres obowiązywania upoważnienia (może on być określony np. poprzez wskazanie konkretnej daty, lub posłużenie się zwrotem, że upoważnienie obowiązuje na okres zatrudnienia w danym zakładzie pracy lub nieokreślony),
5. formę przetwarzania danych, do jakiej upoważnia się pracownika – tradycyjną/elektroniczną,
6. zakres przetwarzania danych (określenie zbioru danych osobowych np. dzienniki lekcyjne, teczki osobowe itd.),
7. identyfikator nadany pracownikowi upoważnionemu do przetwarzania danych.

Podpisany przez nauczyciela dokument należy umieścić w części B jego akt osobowych.