Zwrot wydatków poniesionych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności, jeśli jest dokonywany na podstawie tzw. kilometrówki, stanowi koszt podatkowy pracodawcy do wysokości wynikającej z ewidencji (art. 23 ust. 1 pkt 36 updof). Zgodnie z art. 23 ust. 5 ustawy, w razie braku ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów. Z przepisów nie wynika jednak obowiązek gromadzenia dodatkowej dokumentacji (np. faktur za paliwo), które stanowiłyby podstawę zaliczenia zwrotu do kosztów podatkowych.
Jak dokumentować wydatki za jazdy lokalne w kosztach
Z przepisów podatkowych nie wynika obowiązek dodatkowego dokumentowania wydatków poniesionych przez pracownika w związku z wykorzystywaniem prywatnego pojazdu dla celów służbowych. Zwrot tego rodzaju wydatków powinien być dokonywany na podstawie umowy, w której należy określić metodę obliczania kwoty zwrotu.
Kosztem podatkowym mogą być wyłącznie takie wydatki, które zostały faktycznie poniesione i mają związek z prowadzoną działalnością. W przypadku zawarcia umowy między podatnikiem a jego pracownikiem o używaniu samochodu prywatnego do celów służbowych, dowodem na faktyczne poniesienie wydatku przez pracodawcę będzie dokument potwierdzający dokonanie zwrotu kosztów na rzecz pracownika (np. wyciąg z rachunku bankowego, jeśli zwrot wypłacany jest w formie przelewu).
Związek wydatków z prowadzoną działalnością powinien być uznany za udokumentowany na podstawie zawartej umowy i prowadzonej ewidencji. Trzeba jednak pamiętać, że organy skarbowe niekiedy zajmują odmienne stanowisko uznając, że aby móc zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki związane z używaniem dla celów służbowych samochodów niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych należy oprócz ewidencji przebiegu pojazdów posiadać dokumenty źródłowe potwierdzające poniesienie tych wydatków.
Zobacz także:
Zaloguj się, aby dodać komentarz
Nie masz konta? Zarejestruj się »
