Wydatki związane z wyjazdami można uznać za koszty podróży służbowej. Takie stanowisko wyraził m.in.WSA w Szczecinie z 7 października 2009 r. (sygn. akt I SA/Sz 43/09), który stwierdził, że „zakresem omawianego unormowania (chodzi o przepis zezwalający na ujęcie diet w kosztach podatkowych - przyp. autor) zostały (…) objęte osoby prowadzące działalność gospodarczą bez żadnych wyłączeń podmiotowych i przedmiotowych.
W szczególności przepis ten nie przewiduje żadnych ograniczeń kręgu osób uprawnionych ze względu na rodzaj lub miejsce wykonywania czynności w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, ani też nie rozróżnia wyjazdu służbowego w celu zawarcia umowy o świadczenie usługi, dokonania zakupu środka trwałego czy świadczenia usługi w wykonaniu zawartej umowy”.
Koszty delegacji przedsiębiorcy należałoby rozliczać na podstawie standardowych dowodów księgowych. Do takich zaliczamy przede wszystkim faktury VAT i rachunki. Za fakturę VAT uznaje się również bilety jednorazowe uprawniające do przejazdu na odległość nie mniejszą niż 50 km, wydawane przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób m.in. kolejami czy taborem samochodowym. Bilet taki musi zawierać następujące dane:
- nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy,
- numer i datę wystawienia biletu,
- informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
- kwotę należności wraz z podatkiem,
- kwotę podatku.
