Służbowy telefon na wakacjach

Kategoria: PIT
Data: 24-05-2013 r.

Zabranie telefonu służbowego na wakacje i wykorzystywanie go do celów prywatnych powoduje powstanie przychodu po stronie pracownika i uniemożliwia zaliczenie wydatków do kosztów podatkowych pracodawcy.

Sfinansowanie przez pracodawcę kosztów rozmów prywatnych stanowi przychód pracownika. Z reguły pracodawcy udostępniając pracownikom służbowe telefony wyznaczają miesięczne limity przeprowadzonych rozmów (kwotowe albo czasowe). Koszty rozmów mieszczące się w takim limicie odbywają się na koszt pracodawcy, natomiast przekraczające pracownicy pokrywają z własnych kieszeni (są traktowane jako rozmowy prywatne). Jeśli pracownicy przeprowadzają w ramach limitu wyłącznie rozmowy służbowe, to nie powstają po ich stronie żadne skutki podatkowe z tego tytułu.

Od świadczeń trzeba odprowadzić PIT oraz składki ZUS

Ponieważ wspomniany przychód nie został zwolniony od opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 ustawy o PIT, pracodawca powinien go doliczyć do pozostałych składników otrzymanych przez pracownika w danym miesiącu, które podlegają opodatkowaniu. Otrzymana w ten sposób kwota będzie podstawą do obliczenia i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy, a także składek ZUS.

Nieodpłatne świadczenie trzeba wycenić

W praktyce wartość nieodpłatnego świadczenia najczęściej będzie odpowiadać cenie zakupu usługi telekomunikacyjnej przez pracodawcę. Wówczas należy ją ustalić np. jako iloczyn minut rozmów przeprowadzonych przez pracownika na prywatne potrzeby i ceny ustalonej przez pracodawcę z operatorem telekomunikacyjnym. Jeśli natomiast wspomnianym pracodawcą jest firma świadcząca tego rodzaju usługi, dokonana w omawianym zakresie wycena powinna uwzględniać ceny stosowane przez ten podmiot wobec innych odbiorców. Jeżeli w konkretnym przypadku nie może być zastosowana żadna ze wskazanych reguł, ustalenie wartości świadczenia nastąpi z uwzględnieniem cen rynkowych.

Rozmowy prywatne rozlicza się na podstawie billingów

Rozliczanie prywatnych rozmów pracowników ze służbowego telefonu najczęściej odbywa się na podstawie tzw. billingów, czyli wydruków połączeń telefonicznych w danym okresie. Prawidłowość ustalania przychodów na podstawie tego rodzaju dowodów od dawna potwierdzały organy podatkowe. Jak pokazuje praktyka, pracodawcy z reguły na podstawie billingów obciążają te osoby kosztami wspomnianych rozmów, co powoduje, że nie powstaje u nich z tego tytułu świadczenie opodatkowane PIT. Obciążeń tych dokonuje się najczęściej poprzez potrącenie ustalonych kwot przy wypłacie pracownikowi wynagrodzenia za pracę. Innym rozwiązaniem jest zapłata za prywatne połączenia do firmowej kasy.

Skutki podatkowe dla pracodawcy

Firma udostępniająca telefony służbowe pracownikom ma nie tylko obowiązki jako pracodawca (płatniku), ale również związane z potrącaniem wydatków na rozmowy telefoniczne pracowników w kosztach uzyskania przychodów.

Nie ulega wątpliwości, że wydatki dotyczące rozmów pracowników z telefonów firmowych przeprowadzanych wyłącznie w celach służbowych spełniają przesłanki pozwalające uznać je za koszty podatkowe. Jednak w przypadku gdy firmowy telefon wykorzystywany jest przez pracowników do celów prywatnych wydatki poniesione na ten cel nie mają związku z przychodami firmy. Wielokrotnie zwracały na to uwagę organy podatkowe.

Jeśli jednak pracownik zwraca pracodawcy koszty prywatnych połączeń wykonanych z telefonu służbowego, to związane z tymi połączeniami wydatki pracodawcy – wynikające z umowy, którą zawarł z operatorem telekomunikacyjnym – również może potrącić w kosztach podatkowych. Wynika to z faktu, że równowartość kwot zwróconych z tego tytułu przez pracownika stanowi dla pracodawcy przychód podatkowy. W takim duchu wypowiedziało się również Ministerstwo Finansów.

W świetle wyjaśnień udzielanych przez organy podatkowe oraz orzecznictwa sądowego ryzykowne będzie natomiast zaliczenie do kosztów wydatków na prywatne rozmowy pracownika w sytuacji gdy nie zwrócił on ich pracodawcy. W takim bowiem przypadku nie występuje związek omawianych wydatków z przychodami firmy.

Rozmowy służbowe należy oddzielić od prywatnych

Z zakwestionowaniem wydatków dotyczących prywatnych rozmów pracowników jako kosztów podatkowych pracodawca będzie musiał się również liczyć w sytuacji, gdy ustali je w sposób ryczałtowy, a nie w wysokości kosztów faktycznie poniesionych w związku z tymi rozmowami. To samo dotyczy przedsiębiorcy, który na urlopie wykorzystuje telefon komórkowy zarówno na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, jak i do celów osobistych. Taki podmiot na podstawie bilingów powinien oddzielić rozmowy służbowe od prywatnych i wyłączyć z kosztów wydatki odnoszące się do tych drugich.

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

Najważniejsze zmiany w podatkach 2016 roku

pobierz

Imprezy integracyjne

pobierz

Zmiany w podatkach 2016

pobierz

Sprawdź, jak rozliczać VAT przy okresowym braku sprzedaży

pobierz

Polecane artykuły

Polecamy kancelarię:

  • Kancelaria Prawna Iurisco Edyta Przybyłek

    ul. Zgrzebnioka 28, 40-520 Katowice

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Marcin Majcherczyk

    ul. Stawowa 4 lok. 39, 41-200 Sosnowiec

    Wyświetl wizytówkę
  • Buszan Suchecka Orłowski Adwokat Radcowie Prawni Sp.p.

    ul. Armii Krajowej 22/2, 81-849 Sopot

    Wyświetl wizytówkę
  • THE N.E.W.S. LAW CENTER Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych

    ul. Kazachska 1/89, 02-999 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
  • adwokat Wojciech Rudzki - kancelaria adwokacka

    Józefa Piłsudskiego 40/4 Kraków 31 - 111

    Wyświetl wizytówkę
  • KANCELARIA ADWOKACKA Adwokat Michał Gajda

    ul. Księcia Bogusława X 1/3, 70-440 Szczecin

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Robert Dudkowiak

    ul. Jana Pawła II 11 lok. 5, 62-300 Września

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Adwokacka Adwokata Piotra Sęka

    ul. Narutowicza 44 lok. 20, 90-135 Łódź

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radców Prawnych ARVE M.Kusztan & R.Ponichtera Sp. K.

    ul. Czysta 4, 50-013 Wrocław

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Marek Foryś

    ul. Słupecka 9/1, Gdynia

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria MERITUM

    ulica Westerplatte 13/5, 31-033 Kraków

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Radosław Tymiński

    Łukowska 9 Lok. 126, 04-133 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
Array ( [docId] => 31018 )
Array ( [docId] => 31018 )

Array ( [docId] => 31018 )