Wyliczenie to ma charakter wyczerpujący co oznacza, że udokumentowanie nieściągalności wierzytelności innymi dokumentami, nie uprawnia podatnika do potrącenia tej wierzytelności w kosztach podatkowych.
W pewnych sytuacjach podatnik sam może sporządzić dokument świadczący o tym, że dana wierzytelność jest nieściągalna. Stosowny protokół może pełnić funkcje takiego dokumentu wtedy, gdy wierzytelności uprzednio zaliczone do przychodów należnych nie są wysokie, a przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z ich dochodzeniem byłyby im równe albo od nich wyższe.
Przepisy nie określają wzoru takiego protokołu. Powszechnie przyjmuje się, że powinien on spełniać podstawowe wymogi przewidziane dla dowodów księgowych, a więc zawierać takie elementy jak:
- data sporządzenia,
- dane identyfikacyjne podatnika,
- podstawę prawną,
- podpisy osób upoważnionych itp.
Naturalnie musi również wskazywać dłużnika, kwotę dochodzonej wierzytelności, dokument ją potwierdzający (np. wystawiona faktura VAT), a także wysokość spodziewanych kosztów sądowych i egzekucyjnych. Przy czym z wyjaśnień fiskusa wynika, że w protokole tym należy uwzględnić wszystkie przewidywane koszty takie jak:
- koszty sądowe,
- koszty zastępstwa procesowego,
- zwrot świadkom utraconego zarobku za czas stawiennictwa w sądzie,
- koszty zaliczki na ewentualne ekspertyzy biegłych,
- koszty egzekucji komorniczej, czy
- sporządzenie aktualnych dokumentów podatnika.
Można się też spotkać z poglądami, że tego rodzaju protokół może obejmować koszty związane z obsługą prawną podatnika, np. w zakresie korzystania z usług firm windykacyjnych czy kancelarii adwokackich albo kancelarii radców prawnych. Co istotne, takie poglądy były wyrażane przez niektóre organy podatkowe.
Aby było możliwe zaliczenie przedmiotowych wierzytelności do kosztów uzyskania przychodów, sporządzony przez podatnika protokół musi być wiarygodny. Podstawą do jego sporządzenia powinny więc być realne oraz rzetelne kalkulacje dotyczące przewidywanych kosztów dochodzenia należności. Nie mogą to być koszty ustalone w dowolnej wysokości, lecz należy je obliczyć na podstawie konkretnych przepisów regulujących wysokość poszczególnych wydatków.
Pewne wątpliwości u podatników może wywoływać kwestia, czy omawiane wierzytelności należy zaliczać do kosztów w kwotach netto czy brutto. U przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami VAT w kwotach tych wierzytelności zazwyczaj zawarty jest bowiem podatek od towarów i usług. Przy czym, za koszt uzyskania przychodu może być uznana tylko taka kwota wierzytelności, która uprzednio została zaliczona do przychodów należnych.
Należy jednak zauważyć, że należny VAT nie jest uznawany za przychód podatkowy. W konsekwencji wierzytelności nieściągalne zawierające VAT wolno ujmować w kosztach uzyskania przychodów jedynie w kwotach netto.
