Podatnik może traktować jako koszt podatkowy tylko te wydatki, które wiążą się z osiągnięciem przychodu lub ochroną źródeł przychodu. Aby firma mogła zaliczyć poniesione wydatki do kosztów podatkowych musi być ona w stanie potwierdzić wpływ dokonanych zakupów na osiągnięcie przychodu lub na ochronę źródeł już uzyskiwanych przychodów.
Zasadniczo organy podatkowe oraz sądy oceniające wydatki firmowe badają z reguły, czy zgodnie z definicją ustawową kosztów wydatek został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub jego zabezpieczania. Ważne jest istnienie między tym wydatkiem a osiągnięciem przychodu związku przyczynowo-skutkowego tego rodzaju, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu, przy czym przychód nie zawsze musi wystąpić.
Przy ustalaniu kosztów każdy wydatek - poza wyraźnie wskazanymi w ustawie podatkowej - wymaga indywidualnej oceny pod kątem bezpośredniego związku z tym przychodem i racjonalności działania dla osiągnięcia tego przychodu. Wydatki ponoszone na pracowników w związku z zakupem telewizora niewątpliwie umilą czas podczas posiłku co wpłynie na poprawę atmosfery pracy. Ułatwienie zaś ułożenia wzajemnych relacji pomiędzy pracownikami i zintegrowanie pracowników z pracodawcą wpływa na zwiększenie efektywności ich pracy, co przekłada się wprost na przychody spółki. Zatem zachodzą przesłanki uprawniające do zaliczenia tego typu wydatków do kosztów uzyskania przychodów.