Już od dawna, bo od 1.1.2011 r. można wysyłać faktury drogą elektroniczną bez konieczności posiadania bezpiecznego podpisu elektronicznego. Robi się to na podstawie rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. Nr 249, poz 1661).
Dotychczas akceptowalnymi formami faktur były tradycyjne papierowe, e-faktury opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym lub e-faktury wysyłane za pomocą zamkniętej sieci elektronicznej wymiany danych (EDI). Teraz nie trzeba mieć kosztownego podpisu elektronicznego ani kosztownych programów.
Faktury można przesyłać w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, ale musi być uzyskana zgoda kontrahenta na taką formę przesyłki w formie jego oświadczenia woli. W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba że strony uzgodnią inny termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej.
Faktury wysłane w formie elektronicznej można przechowywać w dowolny sposób, z tym że trzeba zadbać o to, aby zapewnić:
- autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
- łatwość ich wyszukiwania;
- bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami.
