Moment zaksięgowania wydatków zależy od wybranej przez podatnika metody ewidencjonowania kosztów. Metoda kasowa oznacza księgowanie wydatków w momencie ich poniesienia, metoda memoriałowa oznacza księgowanie wydatków w okresie, w którym uzyskuje się przychód związany z tym kosztem.
Metoda kasowa polega na tym, że podatnicy prowadzący księgę zaliczają wydatki do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia. Oznacza to:
- datę obciążenia fakturą notą czy rachunkiem (niektórzy przyjmują datę otrzymania - zaakceptowania dokumentu obciążeniowego);
- datę faktycznego dokonania wydatku w pozostałych przypadkach.
Taka metoda pozwala na regulowanie podstawy opodatkowania w danym okresie poprzez dokonanie dodatkowych zakupów.
Metoda memoriałowa określona w ustawie o PIT, zgodnie z którą koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, są potrącalne w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody.