Odwołanie pracownika z urlopu - skutki podatkowe

Pracodawca może przerwać pracownikowi urlop tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. Chodzi tu o nagłe sytuacje (np. awarie), w których odpoczywający pracownik jest potrzebny w pracy ze względu na swoje kompetencje bądź kwalifikacje i dzięki niemu funkcjonowanie firmy nie zostanie zakłócone lub firma nie zostanie narażona na szkody.

Gdy już dojdzie do powrotu pracownika do pracy, pracodawca jest zobowiązany pokryć koszty poniesione przez niego w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Do kosztów tych można zaliczyć np. wydatki związane z podróżą powrotną, rezerwacją hotelu, biletów, zaliczką wpłaconą na wczasy czy zorganizowaną wycieczką. Fakt odwołania pracownika z urlopu powinien być udokumentowany, z wyszczególnieniem przyczyna tego odwołania oraz zwróconych kosztów.

Co do zasady, odszkodowania są zwolnione z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku od osób fizycznych. Dotyczy to jednak odszkodowań, jeżeli ich wysokość lub zasady ustalania wynikają wprost z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. W przypadku rekompensat za zapłacone, lecz niewykorzystane wyjazdy wakacyjne, takimi odrębnymi przepisami będą regulacje kodeksu pracy. Określają one zasady zwrotu kosztów poniesionych przez pracowników.

Powyższe uwagi potwierdzają również organy podatkowe, w piśmie z 29 września 2006, nr PD2.2-415-35/06, Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Bydgoszczy, możemy przeczytać:

„(…) Pracodawca jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu na podstawie art.167 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r., Nr 21, poz. 94 ze zm.)

Powyższe dotyczy zwrotu wydatków w wysokości faktycznie poniesionej przez pracownika i udokumentowanej. Pracodawca może jednak zrekompensować pracownikowi odwołanie z urlopu wypłacając mu określone świadczenie pieniężne ponad kwotę rzeczywiście poniesionych przez pracownika wydatków. Wszelkie kwoty otrzymane ponad koszty faktycznie poniesione będą jednak stanowić dla niego przychód podlegający opodatkowaniu (…)”.

Jak wynika z powyższej interpretacji zwolnieniu podlega kwota tylko do wysokości faktycznie poniesionego przez pracownika wydatku (np. z tytułu zakupu w biurze podróży). Natomiast każda kwota ponad koszty faktycznie poniesione podlega opodatkowaniu.