W przypadku wierzytelności o niewielkiej wartości, dokumentem uzasadniającym zaliczenie nieściągalnej wierzytelności do kosztów, może być protokół sporządzony przez podatnika. Przepisy nie określają jego formy.
Wspomnianymi wyżej wydatkami mogą być przykładowo:
- opłaty sądowe;
- opłaty kancelaryjne;
- wynagrodzenie biegłych;
- koszty ogłoszeń;
- wydatki związane z wyjazdem komornika.
Ustawodawca nie określa zasad sporządzania protokołu. Ponadto brak jest wskazówek co do charakteru i rozmiaru wierzytelności, których nieściągalność może zostać w ten sposób udokumentowana.
Podatnicy sporządzając protokół, powinni umieścić w nim następujące elementy:
- wskazanie dłużnika,
- wartość nieściągalnej wierzytelności,
- dokument (np. fakturę) stwierdzający wierzytelność,
- wysokość spodziewanych kosztów procesowych i egzekucyjnych (najlepiej, aby poszczególne spodziewane koszty były wymienione w protokole).
Podatnicy mogą zaliczać do kosztów podatkowych wierzytelności nieściągalne w roku udokumentowania ich nieściągalności. Moment ten nie budzi wątpliwości tylko w tym przypadku, gdy nieściągalność została udokumentowana protokołem stwierdzającym, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z jej dochodzeniem byłyby równe albo wyższe od jej kwoty. W takim przypadku chwilą udokumentowania nieściągalności jest moment sporządzenia protokołu.
Ustalając moment udokumentowania nieściągalności postanowieniem wydanym przez właściwy organ egzekucyjny, należy pamiętać, że postanowienie to musi być uznane przez wierzyciela jako odpowiadające stanowi faktycznemu.
Skutkiem niewłaściwego udokumentowania nieściągalności wierzytelności będzie brak możliwości bezpośredniego zakwalifikowania jej do kosztów uzyskania przychodu.
Zobacz także:
