Wynajęty samochód a koszt podatkowy

Nie stanowią kosztu wydatki związane z użytkowaniem w ramach działalności podatnika samochodów osobowych niestanowiących majątku podatnika w części przekraczającej tzw. kilometrówkę.

W przypadku najmu samochodu osobowego nawet na jeden dzień, podatnik wykorzystuje w swojej działalności samochód niebędący jego własnością, a co za tym idzie, powinien prowadzić ewidencję przebiegu takiego pojazdu. Jest to warunek potraktowania kosztów najmu jako kosztu podatkowego.

Należy zaznaczyć, że prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie jest wystarczające, aby uznać ją za dowód poniesienia wydatku. Pozwala ona jedynie wyznaczyć granicę wydatków uznawanych za koszt uzyskania przychodów.

Co ważne, limit ustalamy na koniec każdego miesiąca. Aby określić, jaka kwota wydatków może być zaliczona do kosztów, porównujemy:

• kwotę narastającą od początku roku, wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów wynikających z ewidencji przebiegu pojazdu przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, oraz
• kwotę narastającą od początku roku, wynikającą z podsumowania faktur i rachunków dokumentujących faktyczne wydatki z tytułu używania samochodu.

Zatem, jeśli w danym miesiącu wydatki na eksploatację samochodu będą niższe niż kwota limitu, niewykorzystana jego część przechodzi na następny miesiąc. W sytuacji odwrotnej - gdy wydatki w danym miesiącu są wyższe niż limit - nadwyżkę tę można uwzględnić w kosztach w następnych miesiącach, jeśli limit wynikający z ewidencji przebiegu pojazdu na to pozwoli.

Ponieważ jednak okresem rozliczeniowym podatku dochodowego jest jeden rok, nie ma możliwości przeniesienia ewentualnej nadwyżki na następny rok podatkowy.

O konieczności rozliczania wydatków na wynajęty samochód za pomocą kilometrówki wypowiedział się Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie, w piśmie z 6 czerwca 2007 r., nr 1472/ROP1/423-13/07/KUKM, w którym możemy przeczytać:

„(…)Spółka posiada faktury VAT wystawione przez podmioty prowadzące działalność gospodarczą w zakresie wynajmu samochodów, oraz pełną dokumentacje ponoszonych płatności za ten wynajem (dokumenty bankowe dokumentujące sposób korzystania z firmowych kart płatniczych).

Warunkiem jednak zaliczenia przypadającej kwoty wydatków do kosztów uzyskania przychodów, jest prowadzenie przez podatnika, ewidencji przebiegu pojazdu. W przypadku nie prowadzenia przez podatnika wymaganej ewidencji przebiegu pojazdu, ponoszone z tego tytułu wydatki nie będą stanowiły w ogóle kosztów uzyskania przychodów dla podatnika (…)”.