Inwentaryzacja w czasie pandemii koronowirusa

Kategoria: Inwentaryzacja
Autor: Joanna Swadźba
Data: 01-12-2020 r.

Czy w związku z pandemią możliwe jest odłożenie inwentaryzacji w czasie? Jeśli nie ma możliwości przełożenia, jakie są wytyczne przeprowadzenia jej przy obecnych ograniczeniach? Czy do spisu można oddelegować pracowników obsługi szkoły (zdalna nauka nauczycieli)? Czy spis z natury obejmuje "materiały" tzw. ilościówkę?

Odpowiedź:

 

Jak wyjaśnia to Ministerstwo Finansów jednostka powinna dołożyć wszelkich starań, aby inwentaryzację składników aktywów przeprowadzić drogą spisu z natury przy zachowaniu zasad bezpieczeństwa koniecznych dla jej przeprowadzenia. Przepisy prawa nie przewidują możliwości odłożenia inwentaryzacji w czasie, z powodu ogłoszonego stanu epidemii.

Uzasadnienie

Ustawa o rachunkowości określa składniki aktywów i pasywów podlegające inwentaryzacji, oraz terminy i metody jej przeprowadzenia. Nie reguluje ona natomiast zagadnień szczegółowego sposobu przeprowadzenia inwentaryzacji, zasad jej udokumentowania, w tym dat sporządzenia protokołów z inwentaryzacji i powoływania komisji inwentaryzacyjnych. Są to bowiem zagadnienia techniczno–organizacyjne i powinny zostać ustalone przez kierownika jednostki. Do obowiązków kierownika jednostki z zakresu rachunkowości, za realizację których ponosi on odpowiedzialność, wchodzi m.in. okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów (art. 4 ust. 3 i 5 ustawy o rachunkowości).

Inwentaryzacji w szkole dokonuje komisja inwentaryzacyjna, a spisu z natury dokonują zespoły spisowe. Przepisy nie regulują zasad powoływania tych komisji i zespołów, ani nie regulują kwestii składu komisji inwentaryzacyjnej. To dyrektor szkoły decyduje o powołaniu komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych, w których skład wchodzą pracownicy. W skład komisji inwentaryzacyjnej powinny wchodzić co najmniej trzy osoby, w tym przewodniczący komisji, a także członkowie komisji. W praktyce przyjmuje się, że powołując komisję inwentaryzacyjną oraz zespoły spisowe, należy wziąć pod uwagę zakres czynności wykonywanych przez poszczególnych pracowników. Ustalając skład zespołów spisowych, powinno się dobierać do nich pracowników mających rozeznanie w tematyce spisywanego sprzętu. Jednakże podkreślić należy, że przepisy powszechnie obowiązujące nie określają w żaden sposób zasad ustalania składu komisji inwentaryzacyjnej. Ustalenie składu komisji inwentaryzacyjnej należy do spraw, które powinien uregulować kierownik jednostki, zgodnie z przyjętymi w szkole zasadami wynikającymi z regulacji dotyczących przeprowadzania w tej szkole inwentaryzacji. Może on więc powołać w skład komisji inwentaryzacyjnej dowolnych pracowników (pedagogicznych i niepedagogicznych).

Natomiast z treści art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości wynika, że inwentaryzację aktywów i pasywów przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Jednocześnie należy podkreślić, że art. 26 ust. 3 ww. ustawy wskazano ułatwienie polegające na rozpoczęciu inwentaryzacji nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończenie do dnia 15 dnia następnego roku, dotyczą dwóch z trzech metod przeprowadzania inwentaryzacji, tj. spisu z natury i potwierdzenia salda.

Spis z natury dotyczy następujących składników majątkowych:

1) aktywów pieniężnych (z wyjątkiem środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych, które są inwentaryzowane poprzez potwierdzenie sald),

2) papierów wartościowych,

3) rzeczowych składników obrotowych,

4) środków trwałych (z wyjątkiem środków trwałych, do których dostęp jest utrudniony znacznie i gruntów, które są inwentaryzowane za pomocą weryfikacji),

5) maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie.

Składniki majątku spełniające definicję środków trwałych, które jednak ze względu na niską wartość początkową nie są obejmowane ewidencją środków trwałych, lecz są odpisywane bezpośrednio w koszty w momencie przekazania do używania, nie są objęte inwentaryzacją poprzez przeprowadzenie spisu z natury. Takie składniki majątku nie podlegają rocznej inwentaryzacji. W zasadach (polityce) rachunkowości jednostka może przyjąć również uproszczenie, zgodnie z którym niskocenne składniki majątku (np. o wartości niższej niż 3.500 zł) nie będą ujmowane w ewidencji bilansowej środków trwałych, lecz z chwilą przekazania ich do używania będą odpisywane w koszty.

Przepisy prawa nie wyłączyły obowiązku przeprowadzenia inwentaryzacji okresowej metodą spisu z natury w czasie obowiązywania stanu epidemii, ani nie wprowadzają innych terminów przeprowadzania inwentaryzacji. Oznacza to, że inwentaryzacja powinna zostać również w tym roku przeprowadzona na ogólnych zasadach. Jednakże mając na uwadze stan epidemii należy zapewnić pracownikom przeprowadzającym czynności inwentaryzacyjne odpowiednie środki ochrony osobistej – środki dezynfekujące, osłona ust i nosa oraz zachowanie dystansu, a także zapewnienie rękawic. Nie ma ogólnych wytycznych co do przeprowadzania inwentaryzacji w czasie epidemii. Należy więc stosować ogólne wytyczne co do zachowania się w czasie epidemii w miejscu pracy.

W kwestii inwentaryzacji przeprowadzanej w czasie epidemii koronawirusa wypowiedziało się Ministerstwo Finansów, odpowiadając na pytanie Czy pandemia Covid-19 może być uzasadnieniem do przeprowadzenia inwentaryzacji w drodze weryfikacji zamiast w formie spisu z natury?

Zdaniem Ministerstwa Finansów:

Podstawowym celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, porównanie z zapisami w księgach rachunkowych, zidentyfikowanie różnic inwentaryzacyjnych, przyczyn ich powstania i ich odpowiednie rozliczenie w księgach rachunkowych, a także rozliczenie osób odpowiedzialnych z powierzonego im mienia oraz ocena przydatności inwentaryzowanych składników majątku. Należy podkreślić, że systematyczna kontrola zgodności danych za pomocą inwentaryzacji prowadzona jest w celu zapewnienia realności i wiarygodności informacji o aktywach i pasywach ujmowanych w księgach rachunkowych i wykazywanych w sprawozdaniu finansowym jednostki. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351 z późn. zm.) – zwana dalej „uor” wskazuje w art. 26 ust. 1, aby jednostki przeprowadzały inwentaryzację aktywów i pasywów na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Ustawa ta zawiera równocześnie w zakresie inwentaryzacji pewne uproszczenia wskazane w art. 26 ust. 3. Termin i częstotliwość inwentaryzacji na ostatni dzień roku obrotowego uznaje się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację wymienionych w tym przepisie składników majątku przeprowadzono odpowiednio: raz w roku, w ciągu 2 lub w ciągu 4 lat. Oznacza to, że inwentaryzacja może być rozłożona na przestrzeni poszczególnych lat (tzw. inwentaryzacja ciągła) oraz, że w wyznaczonym okresie (np. na przestrzeni 4 lat) powinny zostać zinwentaryzowane składniki majątku jednostki. Inwentaryzację przeprowadza się z wykorzystaniem jednej z trzech metod tj. w drodze: spisu z natury, otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń lub też porównania danych zarejestrowanych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników (metoda weryfikacji). Wskazana w zapytaniu forma inwentaryzacji w drodze spisu z natury dotyczy aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie (art. 26 ust.1 pkt 1 uor). Natomiast inwentaryzacja w drodze weryfikacji dotyczy środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych a także aktywów i pasywów, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe (art. 26 ust. 1 pkt 3 uor). Mając powyższe na uwadze, jednostka powinna dołożyć wszelkich starań, aby inwentaryzację składników aktywów przeprowadzić drogą spisu z natury przy zachowaniu zasad bezpieczeństwa koniecznych dla jej przeprowadzenia. Skorzystanie z rozwiązań przewidzianych w ww. art. 26 ust. 1 pkt 3 uor (tj. przeprowadzenie w miejsce spisu z natury inwentaryzacji metodą weryfikacji) powinno dotyczyć tylko wyjątkowych sytuacji. Wydaje się, że jedną z takich przesłanek może być potencjalne ryzyko epidemiczne występujące w określonych podmiotach np. w szpitalach w odniesieniu np. środków trwałych znajdujących się w pomieszczeniach, gdzie przebywają pacjenci, sal operacyjnych etc. Jednocześnie zauważenia wymaga, że ww. ryzyko epidemiczne nie występuje w jednakowym zakresie we wszystkich jednostkach przeprowadzających inwentaryzację, ani w odniesieniu do wszystkich składników aktywów objętych inwentaryzacją. Wobec tego, każda jednostka powinna dokonać gruntownej oceny potencjalnych ryzyk związanych z pandemią COVID - 19 w celu podjęcia uzasadnionej decyzji o wyborze danej metody inwentaryzacji. Dokumentacja uzasadniająca przeprowadzenie inwentaryzacji drogą weryfikacji zamiast spisu z natury wraz z dokumentacją potwierdzającą porównanie danych ksiąg rachunkowych na dzień bilansowy z odpowiednimi dokumentami powinna stanowić załącznik do protokołu weryfikacji.

Zapamiętaj!

Jednostka powinna dołożyć wszelkich starań, aby inwentaryzację składników aktywów przeprowadzić drogą spisu z natury przy zachowaniu zasad bezpieczeństwa koniecznych dla jej przeprowadzenia.

Podstawa prawna:

  • art. 4, art. 10, art. 26 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.)

Joanna Swadźba

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

Wykorzystanie firmowego auta do celów prywatnych

pobierz

Księgowanie zdarzeń gospodarczych w pytaniach i odpowiedziach

pobierz

5 błędów w księgowaniu środków trwałych

pobierz

Ewidencja różnic kursowych zgodnie z UoR i MSR

pobierz

Polecane artykuły

Array ( [docId] => 41229 )
Array ( [docId] => 41229 )