Racjonalne zorganizowanie obiegu i kontroli dokumentów ma istotne znaczenie, bowiem każda operacja gospodarcza powodująca zmianę stanu aktywów lub pasywów, powstanie kosztów lub przychodów musi zostać odpowiednio udokumentowana, byś na tej podstawie mógł ująć ją w księgach. Z tego też względu każda firma wystawia i otrzymuje rocznie tysiące, jeżeli nie setki tysięcy różnego rodzaju dokumentów księgowych.
Księgowane dokumenty muszą być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, a poza tym kompletne, zawierać co najmniej dane określone w art. 21 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 330), oraz wolne od błędów rachunkowych.
Oznacza to, że zanim dokument księgowy zostanie zaakceptowany do ujęcia w księgach, musi zostać poddany kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej przez upoważnione do tego osoby. To z kolei wymusza obieg dokumentów, które od miejsca powstania lub dostarczenia do firmy są przemieszczane do kolejnych stanowisk pracy, w celu ich sprawdzenia i akceptacji, a w końcowej fazie, zaksięgowania. Obieg dokumentów w firmie powinien odbywać się w sposób przemyślany i łączyć się z odpowiedzialnością konkretnych pracowników za wykonanie przypisanych im obowiązków.