Osoba zastępująca wójta powinna stosować klauzulę „z upoważnienia”

Regionalna Izba Obrachunkowa w Gdańsku zajęła stanowisko w sprawie zasad podziału kompetencji w przypadku choroby wójta, burmistrza lub prezydenta miasta. W piśmie skierowanym do zastępców burmistrza jednego z podległym miejscowości (RP.0441/102/28/33947/2014) przedstawiciele izby wyjaśnili wątpliwości związane z powzięciem informacji o długotrwałej chorobie burmistrza, która jest przeszkodą w wykonywaniu zadań. Zastępca chciał m.in. wiedzieć, jaki zapis powinien stosować na pieczęciach oraz jaką podstawę prawną stosować w wydawanych aktach wewnętrznych.

Jak podkreśliła izba, zgodnie z art. 33 ust. 4 oraz 39 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym wójt może powierzyć zastępcy prowadzenie określonych spraw gminy w swoim imieniu oraz upoważnić go do wydawania decyzji w imieniu wójta. Wynika z tego, że zasadniczo zastępca wykonuje zadania w imieniu organu wykonawczego, a nie w swoim. W takich okolicznościach wszelkie dokumenty związane z wykonywaniem zadań zastępca powinien opatrywać oznaczeniem „z upoważnienia” wójta, burmistrza lub prezydenta.

Podobnie jest w przypadku krótkotrwałej choroby wójta, który w drodze zarządzenia upoważnił zastępcę do prowadzenia swoich spraw. Inaczej jest jednak, gdy choroba wójta trwa dłużej niż 30 dni. Wówczas, zgodnie z art. 28g ust. 1 pkt 4 ustawy o samorządzie gminnym jest to traktowanie jako przemijająca przeszkoda w wykonywaniu zadań i kompetencji wójta, w której jego zadania i kompetencje przejmuje zastępca. Następuje to z mocy prawa. Mimo więc przemijającego charakteru przeszkody spowodowanej chorobą organu wykonawczego zastępca w korespondencji, zarządzeniach czy też decyzjach powinien posługiwać się określeniem wskazującym na pełnienie przez niego funkcji wójta.

Dla pewności warto, aby po upływie 30 dni od początku choroby wójta w podstawie prawnej wydawanych aktów wewnętrznych wskazywać art. 28g ustawy o samorządzie gminnym – co pozwoli osobom zainteresowanym na jednoznaczne ustalenie zakresu aktualnych kompetencji zastępcy podpisującego dany akt.

W omawianej sytuacji kłopotliwe może być także ustalenie, kto powinien podejmować czynności z zakresu prawa pracy wobec osoby zastępującej wójta.

Zgodnie z opinią RIO wobec faktu, że w przypadku długotrwałej choroby wójta zastępca przejmuje jego funkcję, również wobec niego powinien mieć zastosowanie art. 8 ust. 2 ustawy o pracownikach samorządowych. Zgodnie z nim:

1. czynności związane z nawiązaniem i rozwiązaniem stosunku pracy wykonuje przewodniczący rady gminy,

2. pozostałe czynności z zakresu prawa pracy, ale niedotyczące wynagrodzenia wykonuje osoba zastępująca lub sekretarz gminy,

3. sprawy dotyczące wynagrodzenia ustala rada gminy.