Jednostka publiczna, nabywając druki ścisłego zarachowania zakup taki powinna odpowiednio zaewidencjonować. Można to zrobić np. przez ponumerowanie całych bloczków. Stawa o rachunkowości nie przewiduje natomiast konieczności osobnej ewidencji faktur dokumentujących zakup druków ścisłego zarachowania.
Zasady postępowania z drukami ścisłego zarachowania jednostki sektora finansów publicznych powinny określić w swoich uregulowaniach wewnętrznych.
Instrukcja lub polityka rachunkowości
W tym celu kierownik jednostki może podpisać instrukcję w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania stanowiącej załącznik do zarządzenia. Gospodarka drukami ścisłego zarachowania może być również określona, jako cześć polityki rachunkowości.
Jeżeli zatem z zapisów (ustaleń wewnętrznych jednostki ) nie będzie wynikał obowiązek numerowania faktur dotyczących zakupu druków ścisłego zarachowania (np. w celu odpowiedniego ujęcia w księdze druków ścisłego zarachowania) to jednostka nie ma obowiązku tego robić.
Można numerować same „bloczki”
Specjalna ewidencja druków ścisłego zarachowania, z uwagi na ich szczególną wartość jako dowodów księgowych, ma przede wszystkim zapobiegać ewentualnym nadużyciom związanym ze stosowaniem tych druków.
W praktyce, w celu przeprowadzenia późniejszej inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania numeruje się same „bloczki” oraz dokonuje na tej podstawie zapisów w ewidencji funkcjonującej w jednostce.
Oczywiście opisując fakturę można również określić, że zakupiono druki ścisłego zarachowania, lecz obowiązek taki nie wynika z przepisów ustawy o rachunkowości lub rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości JSFP.
Warto zwrócić tu uwagę zwłaszcza na przepis art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości , wskazujący, co powinien zawierać dekret (opis faktury) przed ujęciem dowodu w księgach rachunkowych. Minimalny dekret powinien więc zawierać miesiąc oraz sposób ujęcia dowodu w księgach rachunkowych.
Podstawa prawna:
- Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r. nr 157, poz. 1240 ze zm.).
- Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).
- Komunikat ministra finansów nr 23 z 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz.MF. nr 15, poz. 84).
Karol Zawadzki, specjalista ds. finansów publicznych
